En omlægning af IT-afdelingen forløber bedst i seks led: analyse i en lille kreds, beslutning og afklaring med advokat, information til dem, det angår, drift i overgangen, første arbejdsdag og opfølgning de første måneder. Rækkefølgen er vigtig, fordi medarbejderne opdager det hurtigt, når noget er på vej, og fordi driften skal køre videre imens. Det svære spørgsmål er, hvem der ved hvad hvornår. Ansættelsesretten er et spørgsmål til advokat, og den skal ind, før planen ligger fast. Artiklen handler om afdelingen. Hvad der sker med IT-lederens egen stilling ved besparelser, står i omstrukturering og IT-ledelse.
Første led: analysen i en lille kreds
Analysen begynder med problemet, som beskrevet under organisering af IT-afdelingen. Kredsen skal være lille. Den består som regel af den, der leder IT, en person fra direktionen og HR. Skal der bruges viden fra en specialist i afdelingen, så aftal, hvad vedkommende må vide, og hvad der er fortroligt.
I den fase kortlægger I opgaverne, personerne og de nøglefunktioner, som driften hviler på. Særligt det sidste er vigtigt, for de personer, der kan alt, er også dem, der lettest finder et nyt job, når rygterne begynder. Læg ingen navne i dokumenter, der deles bredt.
Direktionen skal også beslutte, om ændringen rammer stillinger. Handler det om en ny form med de samme folk, er forløbet ét. Handler det om færre stillinger, er det et andet. Sig det klart i kredsen, så analysen ikke bliver en dækhistorie.
Andet led: beslutning og advokat
Direktionen beslutter retningen, og først da er der noget at tale med advokaten om. Forløbet skal afklares på tre punkter, inden noget meldes ud.
Det første er, om der er tale om afskedigelser af et omfang, hvor lov om varsling gælder. Loven gælder ud fra omfanget set i forhold til virksomhedens størrelse, og den gælder, uanset om det er arbejdsgiveren eller en virksomhed med bestemmende indflydelse, der træffer beslutningen. Det kan være relevant i en koncern, hvor beslutningen ligger hos moderselskabet. Når loven gælder, skal forhandlinger med medarbejderne begynde så tidligt som muligt. Om den gælder hos jer, er et spørgsmål til advokat.
Det andet er overenskomst, personalepolitik og eventuelle aftaler med tillidsrepræsentanter. Her hører også spørgsmålet til, om lov om information og høring af lønmodtagere gælder hos jer, og det skal advokaten svare på, uanset om I er omfattet af samarbejdsaftalen. Det tredje er individuelle vilkår. Ændring af en medarbejders stilling kan være mere end en intern flytning, og det må vurderes konkret.
Heri ligger den vigtigste rækkefølge. Advokaten skal ind, før I fastlægger datoer, og før nogen har fået at vide, hvor de skal sidde.
Tredje led: hvem der får at vide hvad
Skriv en plan for informationen med navne og tidspunkter. Rækkefølgen er som regel direktion, tillidsrepræsentanter, hvis I har dem, ledere i IT og derefter hele afdelingen samme dag. Medarbejdere, som ændringen rammer personligt, bør høre det i en samtale med deres leder.
Forretningen og leverandørerne skal også have besked. Afdelingsledere i forretningen vil spørge, hvem de nu skal ringe til. De leverandører, der har faste kontakter i afdelingen, skal vide det samme. Både forretning og leverandører får besked efter medarbejderne.
Lav en kort tekst med, hvad der er besluttet, hvad der ikke er besluttet endnu, og hvornår der kommer mere. Sig det, hvis I ikke kender svaret. Tavshed fyldes hurtigt ud med rygter.
Fjerde led: driften imens
Fra den dag, ændringen er kendt, må I regne med, at opmærksomheden i afdelingen falder. Folk taler om det, og nogle begynder at se sig om. Lav derfor en plan for de vigtigste områder.
- Hvem har ansvaret for driften i overgangen, med navn?
- Hvilke nøglepersoner skal I fastholde, og hvordan?
- Hvilke ændringer i systemerne fryses i perioden?
- Hvilke programmer rammes, og hvad får styregrupperne at vide?
- Hvilke adgange, kontrakter og vagtplaner skal ændres?
Første arbejdsdag bør ligge uden for perioder, hvor forretningen er særligt afhængig af driften, fx omkring en go-live eller ved årets regnskabsafslutning. Skriv også viden ned, før folk flytter. Viden, der kun findes i en persons hoved, forsvinder sammen med personen.
Femte led: første arbejdsdag
Første arbejdsdag er dagen, hvor den nye form begynder at gælde. Ledere, roller og referencer er på plads. Alle ved, hvem de refererer til, og hvad de skal lave den uge. Forretningen kender de nye indgange. Nye fora og møder har en dato.
Det må gerne være en stille dag. Det vigtigste er, at der ikke står spørgsmål tilbage, som kun ledelsen kender svaret på.
Sjette led: de første måneder
Omlægningen er ikke færdig den dag. Følg op på det, I lovede. Virker de nye indgange? Er ventetiderne blevet længere? Er der opgaver, ingen tog med? Saml op med faste intervaller, og ret det, der ikke virker, hurtigt. Hold også øje med, hvem der forlader afdelingen, og hvorfor. Direktionen bør efter en periode få en kort status mod det problem, I begyndte med.
Hvad I gør nu
Tegn de seks led på et ark med datoer, før noget siges højt. Vælg, hvem der er i kredsen, og aftal et møde med advokaten, før planen er endelig. Læg navnet på den, der svarer for driften i overgangen, ind allerede nu.
Det skal I lade være med
- At melde datoer ud, før advokaten har set planen · de kan vise sig ikke at kunne holdes.
- At lade ændringen falde sammen med en go-live · driften kan ikke bære begge dele.
- At informere forretningen før medarbejderne · så hører de det på gangen.
Det skal I kræve af dem, der leder IT
- ☐ En plan for, hvem der får at vide hvad og hvornår.
- ☐ En liste over nøglepersoner og en plan for at fastholde dem.
- ☐ Ét navn på ansvaret for driften i overgangen.
- ☐ En status til direktionen efter de første måneder.
Kilder
- Lov om varsling m.v. i forbindelse med afskedigelser af større omfang, LBK nr. 291 af 22. marts 2010: § 1 om lovens område og beslutninger truffet af en virksomhed med bestemmende indflydelse, og § 5 om forhandlinger.
- Lov nr. 303 af 2. maj 2005 om information og høring af lønmodtagere: nævnt som spørgsmål til advokat.
- Direktiv 2002/14/EF: art. 4 om information og høring.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Forandringsledelse i IT-programmer · IT-medarbejdere ved outsourcing
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern CIO hos Nielco IT
