Tjeklister og skabeloner

Siden samler de skabeloner og lister, sitet har til en ledelse med egne IT-folk at lede, flere selskaber at samle eller store programmer at bære. De fleste ligger inde i en artikel, hvor begrundelsen følger med. To af listerne er skrevet ind her, da de trækker på flere artikler: listen før et stort program godkendes, og listen til den første uge efter en overtagelse. Alt er i tekst, så det kan kopieres over i jeres egne dokumenter.

Sådan bruger I dem

Vælg den liste, jeres næste beslutning kalder på. Giv den én ejer og en dato, og lad den, der skal svare for indholdet, udfylde den. Skabeloner, der handler om aftaler, ansættelse eller regnskab, er et udgangspunkt til jeres egne rådgivere. Ved I ikke, hvor I skal begynde, så tag spørgsmålene til direktionen først.

Før et stort program bliver godkendt

Tag listen frem, inden direktionen siger ja.

• ☐ Programmet har en ejer i forretningen, og procesejerne er udpeget. Se ERP-program på tværs af selskaber.
• ☐ Der foreligger en business case med alternativer og gevinster med ejer. Se Business case for et IT-projekt.
• ☐ Styregruppen har et kommissorium og retten til at stoppe noget. Se Kommissorium for en IT-styregruppe.
• ☐ Det er aftalt, hvem der dækker jobbet for forretningens folk i programmet. Se Forretningens bedste folk.
• ☐ Reserven har en ejer, og det er klart, hvem der må godkende mere. Se Programbudgettet skrider.
• ☐ Kapaciteten er opgjort, og det står klart, hvad der skal vente. Se For mange projekter på én gang.

Den første uge efter overtagelsen

Listen gælder, når handlen er på plads, og de to virksomheder har én ejer.

• ☐ Mail, adgang, løn, fakturering og kundekontakt virker på begge sider. Se Dag 1 efter overtagelsen.
• ☐ Det er aftalt, hvem der kan godkende ændringer på tværs af de to virksomheder.
• ☐ En første plan er skrevet med ansvar og med det, der bevidst venter. Se IT-integrationsplan.
• ☐ Der er sat navn på, hvem der opgør de overtagne IT-aftaler. Se Licenser og IT-kontrakter efter overtagelsen.
• ☐ Findes der en serviceaftale med sælger, har den en ejer og en slutdato i kalenderen. Se TSA.
• ☐ Nøglepersonerne er kendt, og nogen har talt med dem. Se To IT-afdelinger bliver til én.

Styregruppemøde og projektportefølje

Dagsorden til et styregruppemøde. Beslutninger fra sidste møde, og om de er ført ud. Status mod plan, budget og gevinster. Sager til beslutning, hver med en indstilling. Risici, der kræver styregruppen. Det, der skal videre til direktionen. Se Styregruppen i et IT-program.

Referat. Tre linjer pr. sag er nok: afgørelsen, hvem der ejer den, og datoen for opfølgning.

Skabelon til projektporteføljen. Én række pr. projekt med ejer, formål, fase, næste beslutning, de folk, det trækker på, og afhængigheder. Se Værktøj til porteføljestyring.

Skabeloner i artiklerne

• Stillingsbeskrivelse til en CIO: ansvar, beslutningsret og mål Formål, reference, ansvar, beslutningsret, mål og grænser til ansættelse eller en aftale med en ekstern.
• Hvad står der i en IT-strategi? Indholdsfortegnelsen kapitel for kapitel Otte kapitler med det, hvert af dem skal afgøre.
• Kommissorium for en IT-styregruppe: formål, medlemmer og beslutninger Teksten til styregruppens grundlag, klar til at blive tilrettet.
• Business case for et IT-projekt: det, direktionen skal kunne læse Felterne i den sag, der skal bære beslutningen.
• Gevinstrealisering: hvem ejer gevinsten, når projektet er slut? Gevinstplanen med ejer i linjen og målepunkter.

Tjeklister og prøver i artiklerne

• Go-live: kriterierne for ja og nej, og de første uger efter Syv kriterier, der skal være aftalt på forhånd.
• Dag 1 efter overtagelsen: det, der skal virke Fem ting, der skal virke første morgen, og fire aftaler mellem de to IT-organisationer.
• Flere opkøb om året: en fast opskrift for IT-integrationen Mindstekrav og den tjekliste, der kan tages frem ved næste opkøb.
• CIO-kandidaterne: sådan vurderer direktion og bestyrelse dem Tre prøver, der kan bruges ved samtalen.
• Alt er grønt i statusrapporten, men programmet er forsinket Spørgsmål, der viser programmets reelle tilstand.
• Business-IT alignment: hvad det betyder, og hvordan I ser, om det mangler Tre prøver, der kan laves på en eftermiddag.

Det skal I lade være med

• At lade skemaet blive arbejdet · et udfyldt felt er værdiløst, hvis ingen svarer for det bagefter.
• At bruge en skabelon uændret · fjern det, der ikke passer til jer, og tilføj det, der mangler.
• At bruge en skabelon som aftale · lad advokat eller revisor læse det, der skal binde jer.

Det skal I kræve af den eksterne

• ☐ Dokumenter, I selv kan redigere, og som bliver hos jer.
• ☐ En navngiven ansvarlig for at opdatere hvert dokument.
• ☐ Et sprog, som direktionen kan læse.
• ☐ At listerne bruges i arbejdet og ikke ender i en mappe.

Senest gennemgået: november 2026.

Næste skridt

• Hvor står IT hos jer? Spørgsmål til direktionen
• Vælg en ekstern CIO

Læs også: Ordliste · CIO-rollen, når IT skal ledes som en helhed

→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern CIO hos Nielco IT