Det rigtige værktøj er det letteste, der kan bære jeres portefølje. For mange virksomheder er det i begyndelsen et regneark, der vedligeholdes af én navngiven person. Et system til porteføljestyring bliver først relevant, når flere selskaber skal arbejde i de samme tal, når kapaciteten skal følges løbende, og når vedligeholdet af regnearket er blevet et job i sig selv. Værktøjet løser ingen beslutningsproblemer. Uden en samlet liste, en ejer og et forum, der træffer beslutninger, får I blot de samme uenigheder i en dyrere form.
Det, I skal have før værktøjet
Spørgsmålet om værktøj dukker ofte op tidligt, fordi det virker lettere at købe noget end at blive enige. Før I ser på noget som helst, bør fire ting være afklaret:
- Hvad der tæller som et projekt, og hvad der hører til driften.
- Hvilke oplysninger hvert projekt skal have, fx ejer, formål, slutdato, status, gevinst og belastning.
- Hvem der vedligeholder oplysningerne, og hvor ofte.
- Hvem der bruger dem, og hvad de skal beslutte på den baggrund.
Punkterne er beskrevet i projektporteføljestyring. Kan I ikke svare på dem, er værktøjet for tidligt. Indføres det alligevel, bliver det leverandørens standardopsætning, der afgør, hvordan I styrer, og det er sjældent en bevidst beslutning.
Afprøv derfor metoden i mindst to runder, før I vælger noget nyt. Lav listen, hold porteføljerådet og lav en opgørelse af kapaciteten. Efter to kvartaler ved I, hvad I reelt mangler.
Regnearket
Et godt regneark er bedre, end mange tror. Det er kendt af alle, det er hurtigt at ændre, og det kræver hverken indkøb eller oplæring. Så længe én person ejer det, og antallet af projekter kan overskues, klarer det opgaven. En porteføljeskabelon kan være et enkelt ark med én linje pr. projekt og et ark mere med nøglepersoner og belastning pr. kvartal.
Svaghederne viser sig, når det vokser:
- Flere versioner begynder at cirkulere, særligt når datterselskaber indberetter hver for sig.
- Ingen kan se, hvem der har ændret hvad.
- Status bliver en manuel opgave, der tager dage før hvert møde.
- Filen afhænger af den person, der byggede den.
- Oplysningerne kan ikke uden videre kobles til projekternes egne planer eller til budgettet.
Så længe det er overkommeligt, er regnearket et fornuftigt valg. Der er intet at skamme sig over.
Opgaveværktøjer som Planner
Mange virksomheder har allerede værktøjer til opgaver og planer i deres kontorpakke, fx Planner fra Microsoft, eller et værktøj til agile teams i IT-afdelingen. De er gode til det, de er lavet til, nemlig at holde styr på opgaver i et team eller et projekt. Porteføljen handler om noget andet.
Værktøjerne kan hjælpe med status fra det enkelte projekt, men de giver sjældent i sig selv et samlet billede af kapacitet, gevinster og beslutninger på tværs. Hvad det enkelte produkt kan, ændrer sig løbende, så undersøg det i jeres egen pakke. Spørg, om I kan se alle projekter på tværs af selskaber i ét billede, med belastning pr. person og uden manuel sammenskrivning.
Egentlige systemer til porteføljestyring
Systemerne kaldes på engelsk ofte project portfolio management eller strategic portfolio management. De samler projekter, ressourcer, økonomi og gevinster ét sted og kan vise, hvad en ændring betyder for resten. Typerne falder groft i tre grupper:
Moduler i et system, I allerede har. Mange platforme til IT-servicestyring eller ERP har et modul til projekter og portefølje. Fordelen er, at data allerede ligger der. Ulempen kan være, at modulet er tænkt ud fra IT eller økonomi og derfor ikke bruges af resten af forretningen.
Selvstændige systemer til portefølje. De er bygget til formålet og kan ofte mest, men kræver indførelse, oplæring og disciplin. Det er et projekt i sig selv, og det skal stå i porteføljen på lige fod med de andre.
Lettere systemer til samarbejde. De ligger mellem regnearket og de tunge systemer og er hurtige at komme i gang med. Det kan være det rigtige valg, hvis I mest har brug for ét fælles billede og mindre for økonomi og kapacitet.
Tre ting afgør, hvilken type der passer. Hvor mange selskaber skal bruge det? Skal kapaciteten følges pr. person, eller er et groft billede nok? Og hvem skal vedligeholde data, når nyheden har lagt sig?
Hvornår det er tid til at skifte
Et skift giver mening, når mindst to af disse tegn er til stede:
- Det tager mere end et par dage at lave statusbilledet til hvert møde.
- Flere selskaber indberetter, og tallene passer ikke sammen.
- Porteføljens ejer bruger tiden på filen frem for på spørgsmålene.
- Ledelsen vil se effekten af at flytte et projekt, uden at nogen skal regne det igennem i hånden.
- Der er et projektkontor, som kan drive systemet.
Mangler I folk til at vedligeholde data, er systemet ikke svaret. Et system med forældede data er værre end et regneark, for det ligner sandheden.
Sådan vælger I
Skriv først ned, hvilke beslutninger værktøjet skal understøtte. Find derefter to eller tre mulige løsninger af forskellig type, og lad de kommende brugere prøve dem med jeres egne data, helst den rigtige portefølje. Spørg til samlede omkostninger over tid, herunder indførelse og den tid, jeres egne folk skal bruge, se totalomkostninger. Vælg den, som jeres folk reelt vil bruge. Rådgivning om valget bør komme fra nogen uden økonomisk interesse i, hvad I ender med.
Det gør I nu
Hold jer til det letteste værktøj, der virker, og giv det et navn og en ejer. Afprøv metoden i to kvartaler. Skriv ned, hvad der gik galt, og brug den liste som krav, hvis I senere vælger noget nyt.
Det skal I lade være med
- At købe et system for at løse en uenighed · uenigheden flytter med ind i systemet.
- At vælge ud fra en demonstration · prøv med jeres egen portefølje og jeres egne data.
- At undervurdere vedligeholdet · forældede tal i et flot system er værre end et regneark.
Det skal I kræve af dem, der leder IT
- ☐ En beskrivelse af, hvilke beslutninger værktøjet skal understøtte.
- ☐ En anbefaling af den letteste løsning, der kan bære opgaven.
- ☐ Sammenligning af typer med jeres egne data, før noget købes.
- ☐ En navngiven ejer for data efter indførelsen.
- ☐ Oplysning om enhver økonomisk binding til de løsninger, der anbefales.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: For mange projekter på én gang · Porteføljerådet
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern CIO hos Nielco IT
