Et kommissorium er den korte tekst, der fastlægger, hvad en IT-styregruppe er til for, hvem der sidder i den, og hvad den må afgøre. Spørgsmålet om, hvorvidt I overhovedet skal have en styregruppe, står i teksten om IT-governance på ekstern-it-ledelse.dk. Her er beslutningen truffet, og opgaven er at skrive gruppens mandat, så den kan stoppe noget, når det er nødvendigt. Kommissoriet behøver sjældent fylde mere end to sider. Skabelonen herunder har otte punkter. Det vigtigste er det femte, for en styregruppe, der ikke må sige nej, bliver hurtigt et orienteringsmøde.
Hvornår kommissoriet er nødvendigt
Når IT skal afvejes mellem flere afdelinger eller selskaber, opstår spørgsmålet om, hvem der må tage en ressource fra den ene og give den til den anden. Uden en skreven aftale vinder den, der taler højest, eller den, IT-chefen kender bedst. Kommissoriet flytter det spørgsmål ind i et rum, hvor forretningen selv står for prioriteringen.
Teksten gælder den faste IT-styregruppe, der løber år efter år. Et enkelt programs styregruppe lever kortere og har andre opgaver. Dem kan I læse om under styregruppen i et stort IT-program. Hvor den faste gruppe placerer sig mellem direktion og porteføljeråd, fremgår af lagene i IT-governance.
Skabelon i tekst
Punkterne kan udfyldes direkte. Teksten i hvert punkt er et forslag, som I retter til jeres forhold.
- Formål. IT-styregruppen prioriterer virksomhedens IT-indsats på tværs af afdelinger og selskaber og følger op på, at den understøtter den vedtagne strategi.
- Reference. Gruppen er nedsat af direktionen og refererer til den. Bestyrelsens og direktionens beslutninger går forud.
- Medlemmer. Navngivne ledere fra de største forretningsområder, økonomi og IT. I en koncern har hvert større selskab en plads, eller også repræsenteres de samlet efter en aftalt model.
- Formand. Navngivet leder, som har tid og autoritet til at lukke en diskussion.
- Beslutninger. Gruppen må prioritere, udskyde og stoppe projekter inden for det godkendte budget. Gruppen må omfordele kapacitet mellem områder. Alt, der overskrider budgettet eller den vedtagne strategi, indstilles til direktionen.
- Møder. Fast rytme, dagsorden og materiale udsendt i god tid. Beslutninger kan også træffes mellem møderne efter en aftalt procedure.
- Uenighed. Kan gruppen ikke blive enig, afgør formanden. Vil et medlem ikke acceptere afgørelsen, går sagen til direktionen.
- Evaluering. Kommissoriet tages op én gang om året, og direktionen godkender eventuelle ændringer.
Hvem der skal være formand
Formandsposten er det punkt, der oftest afgør, om gruppen virker. Sidder IT-chefen eller CIO’en for bordenden, bliver det nemt IT, der fremlægger ønsker til forretningen, og forretningen, der lytter. Det er en bedre konstruktion, når formanden kommer fra forretningen eller økonomifunktionen, og CIO’en fremlægger sagerne og indstiller til en beslutning. Så ejer forretningen prioriteringen, og IT kan koncentrere sig om at gøre den mulig.
Der er undtagelser. Har virksomheden en CIO med plads i direktionen, kan det være naturligt, at vedkommende leder møderne, så længe en anden leder skal kunne sætte foden ned, hvis gruppen er ved at glide over i et fagmøde. Det afgørende er, at formanden kan tage en upopulær beslutning og stå ved den over for sine kolleger.
Medlemmerne skal sidde med deres egen beslutningskompetence. En stedfortræder, der skal tilbage og spørge, gør mødet til en høring. Skriv derfor i kommissoriet, om en stedfortræder må stemme, og hvem der kan være det.
Hvor ofte gruppen skal mødes
Mødetakten følger beslutningerne. En gruppe, der kun følger op på året, kan klare sig med fire møder. Kører der større programmer, eller er kapaciteten presset, er månedlige møder ofte bedre, fordi prioriteringen ellers bliver forældet, inden den er truffet.
Vælg en rytme, I kan holde. Et møde, der ofte bliver aflyst, sender et tydeligt signal om gruppens betydning. Læg gruppens møder, så de passer med budgetprocessen og med porteføljerådets arbejde, hvis I har et sådant. Hvad rådet skal, står under porteføljerådet.
Hvad gruppen må stoppe
Retten til at stoppe er det, der adskiller en styregruppe fra et orienteringsmøde, og den er også det, de fleste kommissorier undgår at skrive tydeligt. Formuler den konkret: gruppen kan stoppe eller sætte på pause ethvert projekt under direktionens grænse for særskilt godkendelse, når projektet ikke længere passer til strategien, når gevinsten er væk, eller når kapaciteten skal bruges bedre et andet sted.
Grænsen fastsætter I selv, og den bør følge den bemyndigelse, direktionen selv har. Kommissoriet kan ikke give gruppen mere end det, direktionen må uddelegere. Hvad direktionen må afgøre selv, afhænger af forretningsordenen og direktionsinstruksen, og i tvivlstilfælde tager I det med advokat. Sæt også ord på, hvem der fortæller projektets ejer, at projektet stopper. Beslutningen er sværere, end den ser ud, når den rammer en kollega, og derfor hører den med i kommissoriet.
Hvad gør I nu?
Udfyld de otte punkter i et udkast, og lad direktionen tage stilling til punkt 5 først. Er der enighed om, hvad gruppen må stoppe, falder resten på plads. Prøv derefter kommissoriet mod en sag fra det seneste år: ville gruppen have kunnet afgøre den, og hvem ville have været uenig?
Det skal I lade være med
- At skrive et kommissorium uden beslutninger · punkt 5 er selve kernen. Står det tomt, er gruppen en orientering.
- At invitere alle · store grupper beslutter langsomt, og folk uden stemme bør få referatet.
- At lade gruppen køre videre på en gammel tekst · når organisationen ændrer sig, skal medlemmer og mandat følge med.
Det skal I kræve af dem, der leder IT
- ☐ Et udkast til kommissorium med navngivet formand og medlemmer.
- ☐ En dagsorden, hvor hvert punkt er markeret som beslutning eller orientering.
- ☐ En indstilling til hver beslutning med konsekvenser for kapacitet og økonomi.
- ☐ Et referat med beslutning, ejer og frist kort efter mødet.
- ☐ Et overblik over, hvad gruppen har stoppet eller udskudt i årets løb.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Prioriteringsmodel for IT-projekter · For mange projekter på én gang
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern CIO hos Nielco IT
