Go-live er det tidspunkt, hvor det nye system tager over, og forretningen begynder at arbejde i det. I et stort program er det en af de få beslutninger, der hører hjemme hos ledelsen og ikke kan uddelegeres til projektet. Programmet har ofte arbejdet i årevis frem mod datoen, og der er pres fra alle sider for at holde den. Derfor skal kriterierne for ja og nej aftales længe før, så beslutningen træffes på fakta frem for på træthed. Det kræver fire ting, nemlig en navngiven beslutningstager, kriterier på skrift, en plan for at vende om og bemanding til de første uger.
Hvordan hverdagen holdes i gang i den mindre virksomhed, står i driften under systemskiftet. Her handler det om beslutningen, når flere afdelinger, selskaber og leverandører skal være klar på én gang.
Hvem træffer beslutningen?
Programlederen indstiller. Procesejerne bekræfter hver for sig, at deres område er klar. CIO’en bekræfter, at driften, integrationerne og supporten er klar. Implementeringspartneren giver sin vurdering, og den vurdering kommer fra en part med egne interesser. Programejeren træffer beslutningen i styregruppen, eller direktionen gør det, hvis virksomheden har aftalt det sådan.
Skriv ned, hvem der har stemme, og at hver procesejer kan bremse sit eget område. Har I flere selskaber, skal hver lokal ledelse have sagt ja for sit selskab. Så står det klart, hvem der har taget ansvar for hvad, hvis noget går galt. Hvordan styregruppen arbejder i det hele taget, står under styregruppen i et IT-program.
Kriterierne, der skal aftales på forhånd
Lav en kort liste, og få den godkendt mindst en måned før den planlagte dato. Hvert kriterium skal kunne besvares ja eller nej. En liste kan se sådan ud for et ERP-skifte.
- Forretningens accepttest er underskrevet af procesejerne, og der er ingen åbne fejl i den alvorligste klasse.
- Data er flyttet i en generalprøve, og økonomifunktionen har afstemt tallene mod det gamle system.
- Kritiske integrationer er testet mod de rigtige modparter, herunder banker og kunder, der modtager elektroniske dokumenter.
- Brugerne er oplært, og de hold, der ikke er, har en plan.
- Support og driftsleverandør er bemandet og ved, hvem de skal ringe til.
- Der er en plan for tilbagefald, og den er prøvet.
- Lokale forhold er tjekket, fx lager, sæson og regnskabsafslutning.
Listen fortæller, hvad der skal gælde. Hvordan data rent praktisk flyttes, ligger hos programmets specialister. Skal et kriterium fraviges, må det kun ske som en bevidst beslutning med et navn, en frist og en midlertidig løsning. Det skal stå i referatet.
Tilbagefald, og hvornår der ikke kan vendes om
Tilbagefald betyder, at I går tilbage til det gamle system, hvis det nye ikke kan bruges. Der er næsten altid et tidspunkt, hvor det holder op med at være muligt, fordi forretningen har registreret ordrer og fakturaer i det nye system. Ledelsen skal vide, hvor det punkt ligger, og hvem der kan beslutte at vende om, før det nås. Læg faste beslutningsmøder ind i selve skiftet, ofte kaldet go/no-go-møder. Det sidste kan falde sent en søndag aften, og de, der skal stemme, skal kunne træffes.
Er vejen tilbage lukket, skal I have et svar på, hvad der sker ved en alvorlig fejl. Det er oftest en manuel nødprocedure til de vigtigste ting, fx ordremodtagelse og forsendelse, og den skal være aftalt med dem, der skal udføre den.
Sådan ser et nej ud
Et nej er et fuldt gyldigt udfald. Omkostningerne ved at udskyde er synlige og tydelige, fordi partneren og lejede folk skal betales længere. Omkostningerne ved at gå i luften for tidligt er sværere at se, indtil de rammer. Sæt derfor en dato for, hvornår et nej senest kan træffes, så en udskydelse kan planlægges ordentligt. Beslut også på forhånd, hvad næste mulige dato er, for kalenderen med sæson og regnskab kan gøre en lille forsinkelse til mange måneder. Bliver datoen flyttet, skal bestyrelsen muligvis have besked, og det står under forsinkelsen skal fortælles til bestyrelsen.
De første uger efter
Hypercare er den forstærkede støtte i ugerne efter go-live. Programmets folk bliver siddende, partnerens nøglepersoner er på stedet, og fejl og spørgsmål bliver taget med det samme i stedet for at gå igennem den almindelige support. Behovet undervurderes let, når budgettet er brugt på at nå hertil.
Bemand fire ting. Der skal være et fælles sted, hvor alle fejl registreres og prioriteres. Der skal være daglige korte møder med programleder, procesejere og IT. Superbrugere, altså medarbejdere med ekstra oplæring, skal være fritaget for deres daglige arbejde. Og den første månedsafslutning skal bemandes særskilt, for det er den første rigtige prøve for økonomien, og med flere selskaber skal koncernregnskabet også kunne samles.
Aftal slutkriterier for hypercare, så overgangen til almindelig drift bliver en beslutning. Partnerens folk må ikke rejse, fordi en dato er nået, hvis fejlene ikke er faldet. Overdragelsen er beskrevet under programmet lukker.
Det gør I nu
Få listen med kriterier skrevet nu, også selv om datoen er langt væk. Sæt navne ved hvert kriterium, og læg en foreløbig dato for beslutningen ind i styregruppens kalender. Bed partneren og programlederen om at vise, hvor punktet uden vej tilbage ligger.
Det skal I lade være med
- At lade datoen afgøre beslutningen · datoen er et mål, og kriterierne bestemmer.
- At ændre kriterierne, når I er tæt på · så bliver de til pynt.
- At opløse holdet på selve dagen · de sværeste uger ligger efter.
Det skal I kræve af dem, der leder IT
- ☐ En godkendt liste med kriterier og et navn ved hvert.
- ☐ En plan for tilbagefald, der er prøvet, og et kendt punkt uden vej tilbage.
- ☐ En bemandingsplan for hypercare med navne.
- ☐ Særlig bemanding til den første månedsafslutning.
- ☐ Slutkriterier for, hvornår hypercare ophører.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Big bang eller faseopdelt udrulning · Alt er grønt i statusrapporten
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern CIO hos Nielco IT
