Big bang betyder, at alle selskaber, lokationer og processer går over på det nye system på samme tid. Faseopdelt udrulning betyder, at de går over i hold, ofte med en pilot først. Ingen af delene er det sikre valg. Big bang samler risikoen på ét tidspunkt og giver en kort overgang, mens faser spreder risikoen og forlænger den tid, hvor to verdener skal hænge sammen. Valget afhænger af fire ting, som kan undersøges i jeres egen virksomhed. Det er afhængighederne mellem enhederne, regnskabsåret, hvor meget forretningen kan tåle, og hvad der kan køre parallelt. Træf valget tidligt, for det styrer tidsplan, budget og bemanding i resten af programmet.
Afhængighederne bestemmer mest
Tegn de strømme, der går på tværs af enhederne. Køber ét selskab af et andet? Deles lager, kunder eller produktion? Afregnes der internt hver måned? Jo flere af den slags strømme, jo dyrere bliver det at have nogle enheder på det nye system og andre på det gamle.
Under en faseopdelt udrulning skal der laves midlertidige forbindelser, så de to systemer kan tale sammen, og de skal testes, drives og lukkes igen. Det arbejde giver ingen varig værdi, og det overses let i det første budget. Sælger selskaberne derimod hver for sig, med egne kunder og egen produktion, er faser oplagte, for så er der få strømme at holde sammen.
Spørgsmålet går også på tværs af processer. Nogle programmer tager økonomien først og den øvrige forretning bagefter. Det kan se forsigtigt ud, men økonomi, ordrer og lager er vævet sammen, så de samme midlertidige forbindelser opstår her.
Regnskabsåret sætter rammerne
Mange vil gerne skifte ved årsskiftet, fordi tallene så begynder rent. Datoen falder til gengæld sammen med årsafslutning og med travlhed hos de folk, der skal hjælpe med skiftet. Andre vælger et kvartalsskifte eller en periode, hvor forretningen er rolig. Hver virksomhed har sine perioder, hvor et skifte ikke må ligge, fx sæson, lagerstatus eller fast regnskabsaflæggelse til en ejer.
Læg kalenderen på bordet før valget. Med flere selskaber kan regnskabsårene være forskellige, og koncernrapporteringen skal virke under hele overgangen. Spørg økonomidirektøren, hvordan koncernregnskabet samles, når enhederne ligger i to systemer. Sammenhængen er beskrevet i koncernrapportering fra flere ERP-systemer. Hvad skiftet betyder for regnskabet og afslutningen, afklares med revisor, før datoen bliver lagt fast.
Hvor meget kan forretningen tåle?
Risikoprofilen handler om, hvad en dårlig uge koster. Kan produktionen stå stille? Kan I levere til kunderne med håndkraft i nogle dage? Har I kontrakter, hvor en forsinket levering giver problemer?
Big bang kræver, at hele organisationen er klar samme dag, og at et stort hold kan støtte alle på én gang. Går det galt, rammer det hele virksomheden. Til gengæld slipper I for at holde to måder at arbejde på i live i lang tid, og beslutningerne om standarden kan ikke skubbes videre til næste bølge.
Faser giver mulighed for at lære. Hver bølge afslører fejl, som kan rettes før den næste. Prisen er tid, og tiden har sine egne risici. Programmet varer længere, folk bliver trætte, nøglepersoner stopper, og de selskaber, der kommer sidst, når at ændre sig, mens de venter. Lange programmer har også en tendens til, at de sidste faser bliver udskudt eller aldrig gennemført, så virksomheden ender med begge systemer. Sæt derfor en slutdato for de sidste bølger, og lad styregruppen følge den.
Hvad der kan køre parallelt
At køre parallelt betyder, at gammelt og nyt system kører side om side i en periode, og at folk registrerer i begge eller sammenholder resultaterne. Det lyder trygt, og det kan give mening for dele af økonomien. For ordrer og lager er det sjældent realistisk, fordi folk så skal arbejde dobbelt, mens de samtidig skal lære et nyt system. Beslut for hvert område, om parallelkørsel er mulig, og hvad det kræver af frigjort tid. Tilbagefald er noget andet og hører til go-live-beslutningen.
Pilotlokationen
En pilot er det første sted, der går på det nye system, og den findes i begge modeller som en måde at prøve løsningen af på. Vælg den med omtanke. Den mindste enhed er fristende, fordi konsekvensen er lille. Bruger den kun en brøkdel af processerne, viser den til gengæld kun lidt om resten.
Tænkt eksempel: En koncern har tre selskaber, hvoraf det mindste kun sælger, mens de to andre også producerer. Går det lille selskab først, får programmet lært salg og økonomi at kende, men produktionen er stadig uprøvet, når det store selskab skal over. Her kan det give mere at tage det mellemste selskab, selv om risikoen er større, eller at lade det mindste gå først og lægge en ekstra prøve ind for produktionen.
Pilotens ledelse skal være stærk, have tid og ville det. Lav aftale om, hvad der skal være lært, før næste enhed må gå i gang.
Det gør I nu
Bed programlederen om en side, der for hver enhed viser strømmene til de andre enheder, de perioder, hvor et skifte ikke må ligge, og hvad en dårlig uge koster. Lad CIO’en skønne de midlertidige forbindelser. Læg to konkrete forløb frem for styregruppen, og få valget ført til referat med begrundelsen. Ændrer forudsætningerne sig, er det nemmere at se, hvad beslutningen byggede på.
Det skal I lade være med
- At vælge faser, fordi det føles forsigtigt · de midlertidige forbindelser og de lange år er også risiko.
- At vælge big bang for at slippe for diskussionen · forskellene mellem selskaberne dukker op alligevel, blot på én dag.
- At lade den mindste enhed være pilot uden at tænke over, hvad den beviser · læringen skal kunne bruges af de næste.
Det skal I kræve af dem, der leder IT
- ☐ Et overblik over strømmene mellem enheder og processer.
- ☐ Et skøn over midlertidige forbindelser ved hvert forløb.
- ☐ En kalender med perioder, hvor et skifte ikke må ligge, godkendt af økonomidirektøren.
- ☐ Kriterier for, hvornår næste bølge må gå i gang.
- ☐ En slutdato for den sidste enhed.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: ERP-program på tværs af selskaber · Fælles ERP-skabelon
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern CIO hos Nielco IT
