Når ERP er gået live, og økonomi alligevel afstemmer alt i regneark, er programmet i mål på papiret, mens forretningen arbejder uden om systemet. Det første skridt er at give problemet én ejer, for efter go-live ser det ud til at høre hjemme alle steder. Derefter skal I skille fejlene ad i data, proces og oplæring, fordi de løses af forskellige folk. De parallelle regneark skal frem i lyset og lukkes ét ad gangen. Revisor skal med tidligt. Programmet er reelt slut, når økonomi kan lukke en måned i systemet og stå inde for tallene.
Beslutningen om at gå live og de første ugers forstærkede støtte står under go-live-beslutningen. Denne artikel begynder, når de uger er gået, og tilliden stadig mangler.
Hvem der ejer problemet nu
Styregruppen er måske opløst, partneren er på vej hjem, og IT melder, at systemet kører. Økonomi siger, at tallene ikke stemmer. Begge dele kan være rigtige, og det er grunden til, at sagen kan ligge i månedsvis.
Udpeg én ejer i ledelsen. Økonomidirektøren er det naturlige valg, for det er tallene, der er problemet, og CIO’en stiller systemet og folkene til rådighed. Procesejerne står for hver sin del, se procesejere. Er styregruppen væk, så kald den sammen igen for en afgrænset periode med dette ene emne.
Selskabsloven sætter rammen. Efter § 118 skal direktionen sikre, at bogføringen følger reglerne, og efter § 115 skal bestyrelsen påse, at bogføring og regnskabsaflæggelse er tilfredsstillende, og at der er de fornødne interne kontroller. Paragrafferne nævner hverken systemer eller programmer, så det er vores egen tolkning, at ansvaret ligger i ledelsen, uanset hvilken status programmet har fået.
Skil fejlene ad
“Tallene holder ikke” dækker over flere forskellige ting. En rapport viser ét resultat og hovedbogen et andet, lagerværdien stemmer ikke, eller månedsafslutningen tager længere tid, fordi alt skal kontrolleres manuelt. Tag konkrete tal, som økonomi ikke tror på, og følg dem tilbage til posteringerne. Lad økonomi, procesejer og IT gøre det sammen, og læg hver sag i én af disse kasser.
Data. Det, der blev flyttet, eller det, der tastes nu, er forkert eller uens. Det kan være kontoplan, varer, kunder eller åbne poster. Her skal der ryddes op, og nogen skal eje de grunddata, der skaber fejlene, se master data management.
Proces. Systemet gør det, det er sat op til, og forretningen arbejder på en anden måde. Lageret registrerer senere end forudsat, eller to selskaber bruger samme felt forskelligt. Her skal en procesejer beslutte, hvordan det skal foregå, og det kan være en sag mellem afdelinger.
Oplæring. Folk ved ikke, hvor tingene skal registreres, så de retter bagefter eller gør, som de gjorde før. Det løses med hjælp ved siden af brugeren i de afdelinger, hvor fejlene opstår.
Opsætning. Resten er fejl i opsætning, rapporter eller integrationer. Her skal partneren ind, og det rejser spørgsmålet om aftalen.
Saml sagerne på én liste med kasse, ejer og frist. Efter nogle uger viser listen et mønster. Ligger de fleste fejl i ét selskab, handler det om den overgang. Ligger de i rapporterne, kan registreringen være i orden, og så kan økonomi hurtigere få tillid til hovedbogen. Handler det om forskelle mellem rapporter, er grundtanken den samme som i tre tal, tre svar, med flere selskaber og flere ejere.
De parallelle regneark
Regnearkene er en fornuftig reaktion. En økonomimedarbejder, der skal aflevere et tal på fredag, bruger det, vedkommende kan stole på. Et forbud får dem til at blive skjult.
Bed i stedet om en oversigt: hvilke regneark der findes, hvem der vedligeholder dem, hvad de bruges til, og hvilke beslutninger der træffes på dem. Så ser ledelsen, hvad der reelt styrer virksomheden, og hvor meget af gevinsten fra programmet der forsvinder i ekstraarbejde.
Luk dem ét ad gangen. Aftal for hvert ark, hvad der skal være opfyldt, fx at tallet har stemt i et aftalt antal månedsafslutninger, og lad den, der bruger arket, sige god for det. Økonomidirektøren godkender lukningen.
Efter bogføringsloven § 13 skal regnskabsmaterialet sikres mod fejl og misbrug. Om et regneark er en del af det materiale, og hvordan manuelle rettelser skal dokumenteres, er et spørgsmål til revisor. Luk heller ikke det gamle system for tidligt. Det er nyttigt at kunne sammenligne, og efter § 12 skal regnskabsmaterialet opbevares i 5 år. Ifølge Erhvervsstyrelsens vejledning fortsætter pligten ved et skift af bogføringssystem.
Revisor og koncernen
Tag revisor med nu, før årsafslutningen. Fortæl, hvad I har fundet, og spørg, hvad der betyder noget for revisionen, og hvilke afstemninger der er nødvendige. Systemskiftet kan også berøre generelle IT-kontroller. Det er revisor, der afgør, hvad det betyder for revisionen, og ledelsen, der aflægger regnskabet.
Har I flere selskaber, skal I vide, om tvivlen rammer ét selskab eller koncernregnskabet. Kører nogle selskaber stadig på andre systemer, kan sammenhængen være svær at se, se koncernrapportering fra flere ERP-systemer.
Partneren og pengene
Stabiliseringen koster, og budgettet er ofte brugt. Lav en særskilt ramme med ejer og slutdato, så regningen ikke gemmer sig i IT-afdelingens drift. Sig til direktionen, at gevinsterne rykker, og hvor meget ekstraarbejde der ligger i økonomi lige nu.
Skil fejl fra ændringer, når I taler med partneren. En fejl er noget, der ikke virker som aftalt. En ændring er noget nyt. Hvad aftalen giver jer ret til, og om der er frister for at gøre noget gældende, er et spørgsmål til advokat, så stil det tidligt. Har partneren travlt med at trække folk ud, så flyt sagen op på ledelsesniveau.
Hvornår programmet reelt er slut
Har I lukket programmet formelt, må I sige det åbent og kalde arbejdet en stabilisering med ejer og budget. Lukkekriterierne i programmet lukker skal suppleres med økonomiens egne:
- Månedsafslutningen gennemføres i systemet, uden at centrale tal skal efterprøves i regneark.
- Delregnskaber og hovedbog er afstemt, og forskelle bliver opklaret.
- Ledelsen bruger rapporterne fra systemet.
- De åbne sager er under et aftalt niveau, og hver har en ejer.
- Revisor har fået det, der er bedt om.
Først når det er på plads, giver det mening at begynde at måle gevinsterne.
Det gør I nu
Udpeg ejeren denne uge. Bed økonomi om at pege på de tal, de ikke tror på, og få lavet oversigten over regneark. Book et møde med revisor, og bed advokaten se på fristerne i aftalen med partneren.
Det skal I lade være med
- At kalde det brugerfejl · så bliver data og proces aldrig undersøgt.
- At forbyde regnearkene · så forsvinder de ud af syne.
- At lade partneren rejse, mens listen vokser · viden om løsningen rejser med.
Det skal I kræve af dem, der leder IT
- ☐ Én liste over sager med kasse, ejer og frist.
- ☐ En oversigt over parallelle regneark og en plan for at lukke dem.
- ☐ En særskilt ramme til stabilisering med slutdato.
- ☐ Klar besked om, hvilke fejl der er partnerens, og hvilke der er jeres egne.
- ☐ Kriterier for afslutning, som økonomidirektøren har godkendt.
Kilder
- Selskabsloven, LBK nr. 331 af 20. marts 2025: § 115 om bestyrelsens opgaver og § 118 om direktionens ansvar for bogføringen.
- Bogføringsloven, lov nr. 700 af 24. maj 2022: § 12 om opbevaring og § 13 om sikring af regnskabsmaterialet.
- Erhvervsstyrelsen, vejledning om bogføringsloven: opbevaring ved skift af bogføringssystem.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Go-live: kriterierne for ja og nej · Master data management
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern CIO hos Nielco IT
