Efter overtagelsen har koncernen to ERP-systemer, og de fleste ledelser vil gerne se dem blive til ét. Det er sjældent den første opgave, og det er ikke altid den rigtige. To systemer kan være en holdbar løsning i årevis, hvis koncernen får rapporteringen og driften til at hænge sammen. En samling er et stort program, som kun giver mening, når forretningen har brug for det, den giver. Spørgsmålet er derfor, hvad det kræver at leve med to, og hvad der skal være sandt, før en samling kan betale sig for ledelsen.
Hvad det kræver at leve med to
To ERP-systemer kan fungere, når fire ting er på plads.
Rapporteringen virker. Koncernens økonomi skal kunne se tallene samlet, selvom de kommer fra to steder. Det kræver en fælles kontoplan på koncernniveau, faste frister og nogen, der ejer overførslen af tal. Hvordan det gøres, er behandlet i koncernrapportering fra flere ERP. Økonomifunktionen og revisor skal være enige om grundlaget.
Stamdata er under kontrol. Har de to selskaber fælles kunder, varer eller leverandører, skal koncernen kunne se, at det er de samme. Uden fælles nøgle kan I hverken se samlet omsætning pr. kunde eller indkøb pr. leverandør.
Begge systemer har en ejer og en plan. Det system, der ikke er koncernens hovedsystem, må ikke falde i baggrunden. Det skal stadig have opdateringer, en aftale med leverandøren, folk, der kender det, og en forretningsejer. Det er let at undervurdere, at der skal bruges penge og tid på et system, ledelsen egentlig har opgivet.
Forretningen er enig. Salg og indkøb skal vide, hvor de to selskaber arbejder sammen, og hvor de ikke gør. Handler selskaberne med hinanden, skal der være en aftalt vej for ordrer og fakturaer mellem de to systemer.
Det, to systemer koster jer
Prisen for at leve med to ligger sjældent ét sted. Den ligger i manuel afstemning hver måned, i to sæt specialister, i to leverandøraftaler, i dobbelt sikkerhedsarbejde og i, at ændringer i processer skal gennemføres to gange. Den ligger også i, at folk ikke kan flyttes mellem selskaberne uden oplæring. Læg de omkostninger frem ved siden af det, en samling vil kræve. Regn med virksomhedens egne tal, for ingen generel størrelse kan bruges her.
Fem betingelser for en samling
En samling giver mening, når flere af disse udsagn er sande.
- Forretningerne skal arbejde sammen i de samme processer, fx fælles lager, fælles ordrestrøm eller fælles indkøb.
- Et af systemerne er ved at løbe ud, så der skal investeres under alle omstændigheder.
- Direktionen vil lægge ét fælles procesdesign ned over selskaberne og er parat til at stå på mål for det.
- Der er folk til rådighed fra forretningen, også i det overtagne selskab, uden at kerneopgaverne lider.
- Der er plads i porteføljen ved siden af de andre programmer.
Er det kun ønsket om færre systemer, der trækker, er grundlaget tyndt. Den valgte model for IT efter opkøbet skal også passe: hvis virksomheden skulle have lov at leve, kan en ERP-samling modsige det, som ledelsen allerede har besluttet.
Timingen tæller. Medarbejderne i den overtagne virksomhed har lige fået ny ejer. Hvis det første, de oplever, er et stort systemskifte, kan det koste flere gode folk, end systemet er værd. Det kan derfor være klogt at lade rapporteringen køre i to spor i en periode og tage beslutningen om samling, når I kender den overtagne forretning bedre.
Hvis I samler
En samling efter et opkøb er et ERP-program som andre. Der er brug for en programleder, en styregruppe og forretningsejere, og de krav står i ERP-programmet på tværs af selskaber. Særligt her er to spørgsmål: Hvilket system bliver facit, og hvad med det overtagne selskabs særlige processer? Vælg, hvad der skal rummes, og hvad der skal tilpasses, før arbejdet begynder. Selskabet skal have en stemme i styregruppen. Ellers får I et system, som kun den ene part føler sig hjemme i.
Valget mellem at flytte alt på én gang eller gradvist er emnet i big bang eller faser. Ved opkøb hænger det sammen med, hvornår regnskabsåret slutter hos de to, og hvornår den overtagne virksomhed skal være fuldt med i koncernens regnskab. Det sidste afklares med revisor.
Gamle regnskabsdata skal stadig kunne læses
Lukkes et system, forsvinder pligterne ikke. Bogføringslovens § 12, stk. 1, kræver, at regnskabsmateriale gemmes betryggende. Fristen er 5 år, og den løber fra regnskabsårets udgang. Erhvervsstyrelsen skriver, at kravet også består ved skift af bogføringssystem, så data fra et udfaset ERP-system stadig skal kunne findes og læses. Hvad der konkret skal gemmes, på hvilken måde, og hvem der hæfter for det, afklares med revisor. Regn det ind fra starten, for adgangen til det gamle system kan binde en licens eller en leverandør længere, end I forventer.
Hvad I gør nu
Beslut, om koncernen lever med to ERP-systemer i en aftalt periode, og skriv betingelserne for at tage spørgsmålet op igen. Sæt en dato, og giv spørgsmålet en ejer, gerne økonomidirektøren og IT-lederen sammen. Beslutningen er ofte den, de to stole er mest uenige om, så det er værd at tage den åbent i direktionen.
Det skal I lade være med
- At love en samling, før I kender den overtagne forretning · løftet bliver svært at trække tilbage.
- At lade det overtagne system forfalde · det skal drives ordentligt, så længe det kører.
- At regne gevinsten uden forretningens tid · den er ofte en stor post.
- At lukke et system for hurtigt · revisor skal først have set på, hvordan gamle data kan findes.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En opgørelse af, hvad det koster at leve med to, i jeres egne tal.
- ☐ En vurdering af de fem betingelser, skrevet sammen med økonomi og forretning.
- ☐ En anbefaling med dato og betingelser for at tage spørgsmålet op igen.
- ☐ En plan for det system, der ikke er hovedsystem, så længe det kører.
- ☐ Klar besked om, hvad revisor og leverandør skal bekræfte.
Kilder
- Bogføringsloven, lov nr. 700 af 24. maj 2022: § 12, stk. 1, om opbevaring af regnskabsmateriale.
- Erhvervsstyrelsen: Vejledning til bogføringsloven: opbevaring ved skift af bogføringssystem.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Fælles ERP-skabelon · Absorbere, samle eller lade leve
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern CIO hos Nielco IT
