Transition er overgangen fra den gamle driftsleverandør til den nye, fra aftalen er indgået, til den nye leverandør har ansvaret alene. Risikoen ligger i den periode. Den gamle leverandør er på vej ud, den nye kender endnu ikke jeres miljø, og jeres egne IT-folk skal holde driften kørende, mens de overfører viden, de måske aldrig har skrevet ned. Med flere selskaber eller programmer i gang skal forløbet styres som et program med ejer, plan og faste beslutningspunkter. Denne artikel handler om selve overgangen. Valget af leverandør og kravene til den står under valg af ny IT-leverandør.
Hvem der ejer overgangen
Begge leverandører vil have en plan, og ingen af dem har ansvaret for helheden. Det har I. Udpeg en transitionsleder hos jer, som rapporterer til en lille styregruppe, og som har mandat til at standse en overtagelse. Rollen er fuld af beslutninger og kan ikke overlades til den nye leverandørs projektleder, der trods alt har egne mål at nå.
Aftal også, hvem der ejer de løbende spørgsmål undervejs. Hvad gør I med ændringer, der er på vej? Hvor længe skal de fryses? Hvem prioriterer, hvis et selskab har en vigtig periode, fx årsafslutning eller højsæson?
Kortlæg viden før overdragelsen
Kontrakten med den gamle leverandør beskriver kun en del af det, der foregår. Det, der står uden for, er det farlige: rutiner, der kører på en medarbejders vane, særaftaler med et enkelt selskab, integrationer, som kun én person forstår, og jobs, der ikke er dokumenteret. Få det frem tidligt, og spørg også jeres egne folk og forretningen, hvad de forventer i hverdagen.
Viden flytter bedst, når den nye leverandørs folk ser opgaven løst og derefter selv løser den med den gamle leverandør ved siden af. Afsæt tid til begge dele, og læg dem i planen som en betingelse for at gå videre.
Overlap og parallelforløb
I en periode kører begge leverandører samtidig. Det koster, og det er derfor den post, der er lettest at skære i. Gør det ikke uden en begrundet vurdering. Overlappet er den forsikring, I har.
Afgør på ledelsesniveau:
- I hvilken rækkefølge skal områderne flyttes? Tag en lille og overskuelig del først, så leverandøren kan vise, at metoden virker.
- Hvilke selskaber skal gå først? Flere selskaber giver mulighed for at lære, men også for, at de sidste bliver hængende hos den gamle leverandør.
- Hvad er kriterierne for at overtage? Skriv dem ned på forhånd. Hvad skal være testet, og af hvem? Hvad med vagter, overvågning og sikkerhedskopier?
- Hvad sker der, hvis det går galt? Aftal, hvornår og hvordan I kan gå tilbage.
En overtagelse må ikke ramme samme uger som en go-live, årsafslutningen eller andre store belastninger. Måske skal porteføljen justeres, se for mange IT-projekter.
Aftalen med den gamle leverandør
Den leverandør, der forlader jer, er stadig nødvendig, og dens incitament er svagt. Læs, hvad den eksisterende aftale siger om bistand ved ophør, og hvad der kan købes til. Hvad den skal aflevere, og på hvilke vilkår, er et spørgsmål til advokat. Vurderer I, at samarbejdet bliver svært, så gør det til et punkt på ledelsesniveau, før det bliver en driftssag.
Behandl den gamle leverandørs folk ordentligt. Dem, der kender jeres miljø, sidder der stadig, og det betyder meget for, hvad I får med. Skiftet til en ny leverandør rører også ved spørgsmålet om medarbejdere, der arbejder for jer hos den gamle leverandør. Om de kan følge med, må en advokat vurdere i den enkelte sag, se IT-medarbejdere ved outsourcing. EU-Domstolen har afvist en national regel, der holdt en kundes skift af leverandør uden for direktivet om virksomhedsoverdragelse (C-200/16, Securitas), så et leverandørskifte kan være omfattet. Går den gamle leverandør i rekonstruktion eller konkurs, overtager en erhverver efter virksomhedsoverdragelsesloven § 2, stk. 4, alene rettigheder og forpligtelser fra tiden efter.
Hvis driften også omfatter cloudtjenester, kan reglerne om skift mellem udbydere få betydning. De står under dataforordningen og retten til at skifte.
Jeres egne folk
Transitionen kommer oven i det daglige arbejde. De folk, der skal overføre viden, er ofte de samme, der skal holde driften, godkende ændringer og svare forretningen. Frigør dem, eller dæk dem ind. Sig tydeligt, hvad skiftet betyder for dem. Afgør samtidig, hvem der fremover skal styre den nye leverandør, for de skal være med fra begyndelsen. Se hvad I selv skal kunne.
Forretningen skal også vide, hvad der ændrer sig. Hvem ringer de til? Hvad gør de på overtagelsesdagen? Fortæl det i god tid, selskab for selskab.
Efter overtagelsen
Afslut ikke forløbet, når det sidste område er flyttet. Der er en stabiliseringsperiode, hvor den nye leverandør skal nå det aftalte niveau, og hvor I skal følge tættere op end normalt. Sæt en dato for, hvornår transitionen formelt lukkes, og lad den afhænge af resultater. Saml, hvad der gik galt, og flyt punkterne over i den almindelige styring af kontrakten.
Sådan går I videre
Har I netop besluttet et skifte, så udpeg transitionslederen først, og skriv kriterierne for overtagelse, før den nye leverandør lægger sin plan. Læs samtidig den gamle aftale med advokaten. Kortlæg derefter det, kontrakten ikke fortæller, sammen med jeres egne folk.
Det skal I lade være med
- At lade den nye leverandør eje overgangen · den har sine egne mål.
- At skære i overlappet for at spare · regningen kommer tilbage som driftsstop.
- At gå ud fra, at dokumentationen er komplet · spørg dem, der gør arbejdet.
- At overtage uden skrevne kriterier · så afgør tidspresset beslutningen.
Det skal I kræve af dem, der leder IT
- ☐ En transitionsleder med mandat til at standse en overtagelse.
- ☐ Skrevne kriterier for overtagelse af hvert område.
- ☐ En plan, der tager højde for selskabernes travle perioder og kørende programmer.
- ☐ Afklaring af den gamle leverandørs bistand ved ophør, med advokat.
- ☐ En vej tilbage, hvis en overtagelse fejler.
- ☐ En stabiliseringsperiode med en slutdato, der afhænger af resultater.
Kilder
- EU-Domstolen, sag C-200/16 (Securitas).
- Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse, LBK nr. 710 af 20. august 2002 med lov nr. 530 af 27. marts 2021: § 2, stk. 4.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Hjemtagning af IT · Styregruppen i et IT-program
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern CIO hos Nielco IT
