Et holdingselskab, der ejer forskellige forretninger, skal sjældent have en fælles IT-platform. Selskaberne samarbejder ikke, processerne ligner ikke hinanden, og hvert selskab kan tænkes solgt for sig. Ejerens opgave er en anden: at kende tilstanden i hvert selskab, sætte få krav, der gælder alle, og have en rytme for opfølgning. Fælles indkøb kan give mening på enkelte områder, men det er en bonus. Målet er, at ejeren ikke bliver overrasket.
Ejerens spørgsmål er et andet end koncernens
I en driftskoncern med ensartede selskaber er spørgsmålet, hvad der skal deles, se hvad der skal være fælles. I en holding er udgangspunktet det modsatte. Et selskab inden for byggeri, en handelsvirksomhed og en produktionsvirksomhed har intet ERP-system til fælles. Forsøger ejeren at presse dem ind i samme platform, koster det dyrt og giver kun lidt.
Det, ejeren til gengæld bærer, er den samlede risiko. Går et selskabs systemer ned i ugevis, rammer det formuen. Overses en stor IT-investering, kommer regningen til holdingen. Derfor kan holdingen godt lade selskaberne drive deres egen IT og alligevel have en klar forventning til, hvordan det sker.
Det, ejeren skal kende til i hvert selskab
Ejeren behøver ikke at forstå systemerne. Ejeren skal kunne svare på syv spørgsmål om hvert selskab:
- Hvem leder IT, og hvem er stedfortræder?
- Hvilke systemer stopper forretningen, hvis de falder ud?
- Hvor stor er afhængigheden af én person eller én leverandør?
- Hvilke større investeringer eller systemskifter er på vej?
- Hvor gamle er de vigtigste systemer, og hvad er udskudt?
- Hvornår er genskabelse af data sidst prøvet?
- Hvilke krav stiller selskabets kunder eller myndigheder?
Svarene kan være på én side pr. selskab. Billedet er ofte vigtigere end detaljerne, for det viser, hvor tingene skiller sig ud. Et selskab med en stor og uafklaret afhængighed fortjener mere opmærksomhed end tre selskaber, der fungerer.
Få fælles krav
Minimumskravene skal være så få, at selskaberne kan huske dem, og så konkrete, at nogen kan se, om de er opfyldt. Fem emner dækker det meste:
Sikkerhedsgrundlag. Fælles mindstekrav til login, sikkerhedskopi og opdateringer. Selskabet vælger, hvordan det opfyldes.
Ansvar. Hvert selskab har en navngiven IT-ansvarlig, og ledelsen kender vedkommende.
Investeringer. En IT-beslutning over et niveau, som ejeren selv fastsætter for hvert selskab, skal forelægges holdingen, før den træffes. Niveauet bør følge selskabets størrelse.
Hændelser. Større nedbrud og sikkerhedshændelser skal meldes til holdingen samme dag. Det kræver blot en telefon og et navn.
Rapportering. Den ene side om året eller hvert halve år, i samme form for alle.
Kravene skal stå skriftligt, og selskabernes ledelser skal have set dem. Hvor en undtagelse er nødvendig, gælder samme fremgangsmåde som i datterselskabet vil beholde sit system: begrundelse, ejer og dato.
Lovkrav må vurderes for det enkelte selskab, og de kan være forskellige, fordi forretningerne er det. Hvis et krav kun gælder ét selskab, hører det ikke i det fælles minimum.
Hvornår fælles indkøb alligevel giver mening
Der er områder, hvor selskaberne kan få glæde af at stå sammen, uden at det binder dem til en platform. Eksempler er kontorlicenser, mobiltelefoni, forsikring af IT-risici og aftaler om sikkerhedsovervågning. Det afgørende er, at selskaberne kan melde sig ud, og at et solgt selskab kan komme fri. Læs koncernaftaler med IT-leverandører, før I binder flere selskaber til samme kontrakt.
Fælles erfaring er ofte mere værd end fælles indkøb. To til tre gange om året kan de IT-ansvarlige i selskaberne mødes og fortælle, hvad de arbejder med. Det koster næsten intet og giver et net af folk, der kan ringe til hinanden.
Hvem i holdingen ejer det
Opgaven kræver sjældent en fuldtidsstilling, men den skal ligge hos en navngiven person. I mange holdingselskaber bliver det økonomidirektøren. Vedkommende samler rapporterne, følger op og tager fat, når noget skiller sig ud. Kræver opgaven mere faglig tyngde, fx før en stor investering eller et skifte af system i et af selskaberne, kan den, der har opgaven, trække på en CIO eller en anden fagperson i det enkelte tilfælde.
Holdingens rolle i forhold til selskabets ledelse skal også være klar. Beslutningerne bliver i selskabet, og holdingen stiller krav og følger op.
Det skal I lade være med
- At indføre en fælles platform, fordi den ser rationel ud · selskaberne skal have en konkret gevinst.
- At stille så mange krav, at ingen kan følge med · få krav, der bliver efterlevet, er mere værd.
- At vente på, at selskaberne melder problemer af sig selv · rapporten skal komme fast.
- At stille samme krav til selskaber i meget forskellig størrelse · niveauet skal passe til selskabet.
Det skal I kræve af dem, der leder IT
- ☐ Én side pr. selskab i samme form.
- ☐ Oplysning om større IT-beslutninger, før de træffes.
- ☐ Melding samme dag ved større hændelser.
- ☐ Dokumentation for, at sikkerhedskopier er prøvet.
Sådan begynder ejeren
Send de syv spørgsmål til hvert selskab, og bed om svar på én side inden næste ejermøde. Læg siderne ved siden af hinanden. Det, der falder i øjnene, er jeres første opgave, og resten af kravene kan formuleres ud fra det, I har set.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Koncernaftaler med IT-leverandører · IT-rapportering til direktionen
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern CIO hos Nielco IT
