En koncernaftale samler koncernens køb hos en leverandør, og det kan give bedre vilkår og én samlet relation. Til gengæld skaber den fire spørgsmål, som en aftale for ét selskab ikke har: hvem der er part, hvilke selskaber der må bruge aftalen, hvem der hæfter, og hvad der sker, når koncernen ændrer sig. Svarene står i den enkelte aftale og ingen andre steder. Der findes ingen generel regel for, hvad der sker med en licens eller kontrakt, når et selskab skifter ejer. Læs derfor hver væsentlig aftale for sig, og send de juridiske spørgsmål til advokat.
Hvem er part
Ofte underskriver moderselskabet eller det selskab, IT-funktionen ligger i. De øvrige selskaber får ret til at bruge ydelsen. Det lyder enkelt, men betyder, at datterselskabet ofte ingen direkte relation har til leverandøren. Får et selskab et problem med ydelsen, går vejen gennem den, der har underskrevet. Det skal stemme med den interne serviceaftale, så selskabet ved, hvem det skal henvende sig til.
Læg mærke til, hvordan aftalen definerer, hvem der hører til koncernen. Ordet kan betyde noget andet i aftalen end i selskabsloven. En aftale kan fx kræve et bestemt ejerskab, og det kan udelukke et selskab, som koncernen ejer sammen med andre. Læs definitionen, før I udruller en ydelse til et selskab, og spørg leverandøren skriftligt, hvis I er i tvivl.
Hvem hæfter og betaler
Moderselskabet, der skriver under, kan komme til at hæfte for det hele, også for selskaber, der reelt bruger ydelsen uden at betale. Spørgsmålene er, hvem der hæfter over for leverandøren, om leverandøren kan fakturere selskaberne direkte, og om et enkelt selskabs brud på vilkårene rammer aftalen for alle. Det sidste har særlig betydning ved licenser, hvor overforbrug i ét selskab efter vilkårene kan blive en sag mellem leverandøren og den, der står som part.
Hvordan beløbene fordeles internt, er en anden sag, se intern afregning af IT. Koncernen skal kende begge dele, for når leverandøren fakturerer ét selskab, og ydelsen bruges af fem, skal der være en vej fra regningen til forbruget.
Når koncernen ændrer sig
Den situation, der oftest overrasker, er salget. Spørg til fire forhold, før det bliver aktuelt:
- Et selskab sælges. Kan det blive på aftalen i en periode efter salget? Hvor længe, og på hvilke vilkår?
- Et selskab købes. Kan det tilføjes på samme vilkår, og hvad sker der med det, selskabet allerede har købt?
- Selskaber lægges sammen eller deles. Følger brugsretten med? Her er det både den selskabsretlige form og den enkelte aftale, der tæller, og de to spørgsmål skal holdes adskilt.
- Volumen falder. Bygger vilkårene på en mængde, som koncernen ikke længere når efter et salg, og er der en minimumsforpligtelse tilbage?
Svaret kan være forskelligt fra aftale til aftale. En softwarelicens er ikke det samme som at have overtaget rettighederne til softwaren, så det, I må, afhænger af vilkårene. Derfor må ingen sige, at aftalerne bare følger med. Hvad I gør med aftalerne, når et opkøb er gennemført, står i licenser og IT-kontrakter efter overtagelsen.
Hvem ejer aftalen
En koncernaftale berører flere selskaber, og derfor skal én person eje den: holde styr på fornyelsesdato, brug, ændringer og møder med leverandøren. Personen skal kende grænsen for, hvornår der skal en jurist til. Fornyelser besluttes i god tid, og selskaberne skal høres, før koncernen forpligter dem for en ny periode.
Det hjælper at samle koncernens væsentlige IT-aftaler i én oversigt: leverandør, part, hvem der bruger aftalen, udløb og opsigelse, og hvad aftalen siger om ændringer i ejerskab. Oversigten er nyttig i hverdagen og afgørende, den dag koncernen skal handle hurtigt. Hvilke leverandører der skal have ledelsens tid, behandles i strategiske leverandører.
Hvornår fælles aftale ikke er svaret
Fælles indkøb er ikke altid bedst. Bruger selskaberne ydelsen forskelligt, kan en fælles aftale binde dem til et niveau, ét selskab har brug for. Et datterselskab, der måske sælges, kan være bedre tjent med en selvstændig aftale, som følger med. Afvej den besparelse, I kan se, mod den bevægelighed, I giver afkald på. Afvigelser fra en koncernaftale behandles som andre undtagelser, se datterselskabet vil beholde sit system.
Det skal I lade være med
- At gå ud fra, at et solgt selskab kan fortsætte · læs aftalen, før handlen rammer jer.
- At lade ingen eje aftalen · så opdager I fornyelsen, når opsigelsesfristen er passeret.
- At love et datterselskab noget, aftalen ikke giver · spørg leverandøren skriftligt først.
- At selv tolke uklare vilkår om ejerskifte · det er et spørgsmål til advokat.
Det skal I kræve af dem, der leder IT
- ☐ En oversigt over koncernens væsentlige IT-aftaler.
- ☐ Svar på, hvem der er part, hvem der må bruge aftalen, og hvem der hæfter.
- ☐ En markering af de aftaler, hvor ejerskifte er reguleret.
- ☐ En navngiven ejer og en fornyelsesdato for hver aftale.
- ☐ En advokats læsning af de aftaler, koncernen ikke kan undvære.
Næste møde
Vælg de tre største IT-aftaler, og besvar de fire spørgsmål om ændringer for hver af dem. Spørgsmål, I ikke kan besvare, går til advokat. Resultatet viser jer, om oversigten skal udvides til alle aftaler.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Strategiske leverandører · Ét eller flere Microsoft 365-miljøer i koncernen?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern CIO hos Nielco IT
