Når en central IT-funktion, i mange private koncerner kaldet Group IT, leverer til datterselskaberne, bør forholdet stå i en skriftlig intern serviceaftale. Den skal beskrive ydelserne, serviceniveauet, hvordan ændringer besluttes, hvordan et selskab klager, og hvad der sker, hvis et selskab forlader koncernen. Aftalen er vigtigere, end den lyder, fordi datterselskabet som regel ikke kan vælge en anden leverandør. Klagevejen og den faste opfølgning er derfor det, der holder koncern-IT skarp.
Artiklen handler om indholdet. At selskaberne skal have en aftale, og hvor ledelsen af IT skal sidde, er afgjort, når I når hertil.
En leverandør uden konkurrenter
En ekstern leverandør kan miste kunden. Det kan koncern-IT sjældent, og det præger samtalen fra begge sider. Datterselskabet føler sig bundet og begynder at købe ved siden af. Koncern-IT oplever kunder, der vil have alt og ikke kender regningen. En serviceaftale gør ikke koncern-IT til en ekstern leverandør, og det skal den heller ikke. Den giver begge parter det samme billede af, hvad der er lovet, og et sted at gå hen, når det ikke holder.
Det, aftalen skal rumme
Ydelserne. En liste over, hvad koncern-IT leverer, formuleret, så en direktør kan forstå den: arbejdsplads, mail, fælles ERP, support, netværk på lokationerne. For hver ydelse står, hvad der er med, og hvad der kræver bestilling. Det, der ikke står på listen, er selskabets eget.
Grænsen til det lokale. Hvem i selskabet ejer de lokale systemer, og hvem må bestille hos koncern-IT? Fordelingen bør følge koncernens valg mellem fælles og lokalt.
Serviceniveau. Åbningstider, svartider og oppetid for de ydelser, der betyder noget. Tallene aftales for hver ydelse, og koncern-IT skal kunne måle dem. Et serviceniveau, der ikke måles, er en hensigt.
Prioritering mellem selskaberne. Når to selskaber har travlt på samme tid, hvem går så først? Uden en regel vinder den, der larmer mest eller har kontor tættest på. Skriv reglen, fx efter hvad der stopper produktion eller fakturering.
Ændringer. Hvem må beslutte ændringer i en fælles ydelse, og hvor lang tid har selskaberne til at reagere? En ny version af det fælles ERP kan passe det ene selskab og ramme det andet midt i regnskabsafslutningen.
Betaling. Aftalen henviser til fordelingen, så budgettet kan læses. Hvilken model I vælger, står i intern afregning af IT.
Datterselskabets pligter. Lokal kontaktperson, deltagelse i test, svar på spørgsmål inden for en frist og melding om nye behov i god tid.
Klagevejen
Aftalen skal sige, hvad et datterselskab gør, når det er utilfreds. En simpel vej har tre trin: den faste kontaktperson, lederen af koncern-IT og et forum, hvor koncernledelsen træffer afgørelsen. Hvert trin har en frist.
Mellem klagerne bør der være et fast møde mellem koncern-IT og selskabernes repræsentanter, fx hvert kvartal. Her gennemgås serviceniveauet, kommende ændringer og de sager, der gik galt. Det svarer til det møde, I holder med en stor ekstern leverandør, og det giver datterselskaberne indflydelse på det, de betaler for. Et selskab, der bliver hørt, går sjældnere sine egne veje med egne køb af systemer.
To ledelser på hver side af aftalen
Serviceaftalen indgås mellem selvstændige selskaber, og hvert selskab bør derfor have sin ledelse til at godkende den. Efter selskabsloven § 127 må ledelsen ikke disponere, så dispositionen er åbenbart egnet til at skaffe visse kapitalejere eller andre en utilbørlig fordel på andre kapitalejeres eller selskabets bekostning. Efter stk. 2 er aftaler mellem en enekapitalejer og selskabet kun gyldige, hvis de er affattet, så de senere kan dokumenteres, medmindre de er på sædvanlige vilkår som led i et løbende mellemværende. Det taler for en skriftlig aftale, også i et helejet datterselskab. Hvordan det rammer netop jeres aftale, er et spørgsmål til advokat.
Betaler selskaberne hinanden for ydelserne, er der også en skattemæssig side, og den skal revisor se på. Grundlaget fra IT er emnet i IT-ydelser mellem koncernens selskaber.
Når et selskab forlader koncernen
En intern aftale, der er tavs om salg, svigter netop dér, hvor den får betydning. Aftalen bør sige, at parterne i så fald fastlægger, hvilke ydelser der fortsætter, hvor længe, og hvem der står for adskillelsen af data og adgange. Selve vilkårene hører hjemme i handlen og er en sag for advokat. Rækkefølgen for IT ved en udskillelse er beskrevet i IT-udskillelse. Kommer der et nyt selskab til ved et opkøb, følger aftalen IT-integrationsplanen.
Det skal I lade være med
- At kopiere en leverandørkontrakt · aftalen skal kunne læses af en direktør.
- At love serviceniveauer, I ikke kan måle · så bliver mødet en diskussion om fornemmelser.
- At lade aftalen stå uændret · ydelserne ændrer sig med koncernen, og aftalen skal følge med.
Det skal I kræve af dem, der leder IT
- ☐ En ydelsesliste, som direktørerne kan læse.
- ☐ Målinger af serviceniveauet for hver væsentlig ydelse.
- ☐ En skrevet regel for prioritering mellem selskaberne.
- ☐ En klagevej med frister og et fast møde hvert kvartal.
- ☐ En årlig opdatering, som hvert selskabs ledelse godkender.
Første version
Begynd med at skrive det ned, koncern-IT leverer i dag, uden at love noget nyt. Læg udkastet frem for to af direktørerne, og spørg, hvad der mangler. Tilbage står en første version, som kan godkendes af alle selskaber og forbedres ved næste årlige opdatering.
Kilder
- Selskabsloven, LBK nr. 331 af 20. marts 2025: § 127 om dispositioner og aftaler med enekapitalejer.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Fælles servicecenter · Forretningen er utilfreds med IT
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern CIO hos Nielco IT
