En IT-strategi havner i skuffen, når den ikke er koblet til de møder, hvor pengene og prioriteringerne faktisk fordeles. Den holdes i live med tre koblinger: til budgetåret, så de store valg kan genfindes i tallene, til porteføljerådet, så nye projekter prøves mod den, og til en årlig revision, hvor direktionen tager stilling til, hvad der stadig gælder. Dertil kommer en regel for, hvornår en ny direktør, et opkøb eller et stort markedsskift kræver en ny strategi frem for en rettelse. Kan I ikke pege på en beslutning fra det seneste halve år, som strategien afgjorde, er det dér, arbejdet begynder.
Sådan ser I, at den er gået i stå
Skuffen er et billede på noget, der kan tjekkes. Spørg lederne af forretningsenhederne, hvad strategien siger om deres område, og hvornår de sidst har brugt den. Se, om de seneste projektforslag henviser til den. Sammenlign budgettet med fordelingen i strategien. Læg til sidst programmerne ved siden af: er der nye programmer, som ikke står i strategien, eller initiativer i strategien, som ingen har rørt?
Årsagerne er som regel enkle. Dokumentet blev skrevet som et projekt med en slutdato, og derefter var der ingen, der ejede det. Eller det var så bredt, at alt kunne begrundes med det. Eller også skiftede ledelsen, og ingen sagde højt, at retningen var ændret.
Koblingen til budgetåret
Den stærkeste kobling er økonomien. Når budgettet til næste år lægges, skal hver større post kunne føres tilbage til et valg i strategien eller stå som nødvendig drift. Lav derfor strategiens årsplan, så den er klar, før budgetprocessen går i gang, og lad økonomidirektøren være med til at læse den.
Der er tre spørgsmål til budgetmødet. Hvad i strategien er finansieret næste år? Hvad i budgettet støtter ikke strategien, og hvorfor er det der? Hvad må vente, og hvilken konsekvens har det for den samlede plan? Med de svar bliver strategien et arbejdsredskab for økonomifunktionen også. Selve opbygningen af tallene er beskrevet i IT-budgettet med flere selskaber.
Koblingen til porteføljerådet
Hvert nyt projekt skal kunne svare på, hvilket mål i strategien det støtter. Står der intet, kan det stadig godkendes, men det skal ske som en bevidst undtagelse, der står i referatet. Mange undtagelser er et signal om, at strategien eller forretningen har ændret sig.
Det er også i porteføljerådet, at strategiens principper afprøves. Siger strategien, at enheder bruger de fælles systemer, skal rådet afvise eller begrunde den ansøgning, der vil noget andet. Hver gang det sker, bliver dokumentet stærkere. Og køreplanen er redskabet, der viser den røde tråd mellem strategien og projekterne. Den bør ligge som fast bilag til rådets møder.
Den årlige revision
Strategien skal have en fast dato. En årlig revision kan klares på et halvt til et helt møde i direktionen, når den er forberedt. Den, der ejer strategien, lægger fire ting frem:
- Hvad der er opnået og ikke opnået det seneste år.
- Hvad der har ændret sig i forretningen, hos leverandørerne og i reglerne.
- Hvilke valg der foreslås ændret, og hvorfor.
- Den opdaterede rækkefølge.
Direktionen beslutter derefter. De fleste år vil ændringerne være små, og det er et godt tegn. Giver revisionen anledning til rettelser i principperne eller de store valg, sendes de ud med en kort forklaring, så lederne ikke arbejder ud fra den gamle version. Bestyrelsen kan få resultatet som en del af den faste rapportering, se IT-rapportering til direktionen.
Hvornår I skal have en ny
En revision retter en strategi. Nogle hændelser ændrer forudsætningerne så meget, at I skal gennem processen fra første interview til godkendelse igen, om end i en kortere udgave. Det gælder typisk her:
- Ny administrerende direktør eller ny forretningsstrategi. Har retningen ændret sig, står strategien på et forkert grundlag. Spørg den nye direktør tidligt, om dokumentet stadig er rigtigt, frem for at vente på, at det siver ud.
- Opkøb eller frasalg. Antallet af selskaber, systemer og folk ændrer sig, og hvad der skal ske efter overtagelsen, hører til integrationsplanen. Bagefter skal strategien afspejle den nye virksomhed.
- Ny ejer. Krav til rapportering og planer kan ændre rammerne.
- Afslutning af det store program. Når et flerårigt ERP-program lukker, er der plads og penge, som strategien ikke har taget stilling til.
- Et skift hos en central leverandør. Hvis et system, I har bygget meget op omkring, ændrer vilkår eller retning, skal det store valg tages op.
Ledelsen skal i alle tilfælde spørge, om de vigtigste valg stadig bygger på noget, der er sandt. Svaret afgør, om I retter eller begynder forfra.
Hvad I gør nu
Sæt to datoer i kalenderen, en til budgetkoblingen og en til den årlige revision. Peg på én person, der ejer dokumentet. Tag derefter strategien med på næste møde i porteføljerådet, og prøv de aktuelle sager mod den.
Det skal I lade være med
- At starte forfra, fordi dokumentet ser gammelt ud · de fleste valg kan ofte stå, og revisionen er hurtigere.
- At lade strategien eje sig selv · uden en navngiven ejer sker der ingen revision.
- At holde den hemmelig · de ledere, der skal følge den, skal kunne læse den.
Det skal I kræve af dem, der leder IT
- ☐ En fast dato for revision og en navngiven ejer.
- ☐ Sporbarhed fra store budgetposter til valg i strategien.
- ☐ En liste over undtagelser, porteføljerådet har givet.
- ☐ Et årligt notat om, hvad der er opnået, og hvad der foreslås ændret.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Business-IT alignment · IT-modenhedsvurdering · IT-strategi, digital strategi og digitaliseringsstrategi
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern CIO hos Nielco IT
