Et brev fra softwareleverandøren meddeler, at jeres brug af licenser skal gøres op. Det kaldes en licensrevision eller en software audit. Første skridt er at finde aftalen, for revisionsretten står i den enkelte aftale og i leverandørens vilkår. Hvad der kan kræves af jer, afhænger derfor af, hvad I selv har skrevet under på. Alt det andet er en ledelsesopgave: hvem svarer, hvad skal gemmes, og hvem må sige hvad til leverandøren? I en virksomhed med flere selskaber og mange systemer rammer revisionen ofte flere afdelinger, og den kan få en økonomisk betydning, som direktionen skal kende. Artiklen handler om de beslutninger. Aftalens betydning hører hos advokaten, og opgørelsen hører hos en licensspecialist.
Det første døgn
Brevet lander ofte hos en enkelt person, som vil være hjælpsom. Den hjælpsomhed kan koste. Stop derfor al uformel kontakt, indtil det er aftalt, hvem der svarer. Giv den administrerende direktør besked samme dag.
Beslut derefter tre ting:
- Hvem leder sagen? Én ansvarlig, ofte CIO’en eller IT-chefen, med støtte fra indkøb og økonomi.
- Hvem svarer? Al kommunikation med leverandøren går gennem én person.
- Hvem bliver orienteret? Direktion, økonomidirektør, og i en større sag også advokat.
Bed advokaten om at være med fra begyndelsen. Selve det første svar til leverandøren bør advokaten have set, så I ikke kommer til at acceptere noget, I ikke er forpligtet til. Har brevet en frist, skal den tages alvorligt. Drøft med advokaten, om I kan foreslå en plan, når aftalen er læst.
Det, I skal læse i aftalen
Den samlede aftale kan bestå af flere dokumenter og vilkår, som leverandøren har ændret løbende. Find de dokumenter, der gælder for jer. Læs dem med advokaten, og find svaret på disse spørgsmål:
- Hvilket selskab er kontraktpart, og hvilke selskaber er med?
- Hvad må leverandøren efter aftalen spørge om, og hvordan skal det ske?
- Hvor lang frist er der, og hvor ofte kan det ske?
- Må leverandøren eller en tredjepart få adgang til systemer, eller skal I selv opgøre brugen?
- Hvordan måles brugen, fx efter brugere, servere eller omsætning?
- Hvad står der om tavshed, og hvem betaler for processen?
- Hvad sker der, hvis opgørelsen viser en forskel?
Gæt ikke på svarene. Det er særligt vigtigt, hvis en leverandør beder om at køre et måleværktøj i jeres miljø. Tag stilling til det med advokat og specialist, før det sker. Sikkerhedsfolkene skal også vide, hvad værktøjet gør.
Hvad der skal gemmes
Stands al oprydning, der kan ligne, at I skjuler noget. Beslut, at relevante oplysninger ikke må slettes, og at ingen ændrer licenser eller installationer uden at aftale det med den ansvarlige. Advokaten kan fortælle, hvad I bør gøre i jeres tilfælde. Det, der skal findes frem og gemmes, er:
- aftaler, bilag og vilkår, også tidligere versioner,
- købsbeviser og fakturaer,
- tidligere opgørelser og korrespondance med leverandøren,
- oplysninger om selskaber, der er købt, solgt eller lagt sammen i perioden,
- lister over systemer og brugere.
Køb og salg af selskaber er et særligt punkt. Opkøb og udskillelser kan have ændret, hvem der må bruge hvad, se licenser og IT-kontrakter efter overtagelsen. Det er også her, en virksomhed med løbende styring står stærkest. Står I uden overblik, må det bygges op, og i mindre virksomheder er det første skridt beskrevet i licensoverblik. Hos jer skal det dække flere selskaber og flere miljøer.
Egen opgørelse før leverandørens tal
Lad en licensspecialist uden tilknytning til leverandøren opgøre, hvad I bruger, og hvad I har købt. Det er en teknisk opgave, og den kræver kendskab til netop den leverandørs regler. Få resultatet til jer selv først, gerne via advokaten. Så ved I, hvor I står, før I modtager leverandørens tal. Hvis opgørelsen viser en forskel, er det en sag for ledelsen og advokaten, hvordan den skal håndteres.
Modtag leverandørens resultat som et udkast. Tjek forudsætningerne, og bed om en forklaring på hver forskel. Forhandlingen, hvis det kommer dertil, ledes af den ansvarlige sammen med advokaten. Direktionen træffer beslutning om et forlig. Økonomidirektøren skal vide besked tidligt, hvis der kan komme en udgift, og revisor kan skulle tage stilling til, hvordan den skal behandles i regnskabet.
Vær også opmærksom på, at revisionen kan være et led i salget. Leverandøren kan foreslå et nyt køb eller en ny aftale som løsning. Det skal vurderes som enhver anden stor aftale. Et eksempel er Microsoft-aftalen. Lad ikke tidspresset fra revisionen afgøre det valg.
Efter revisionen
Sagen er først afsluttet, når I har svar på, hvorfor det skete, og hvad der skal ændres. Tre beslutninger hører med. Hvem ejer licenserne fremover, og hvor ofte opgøres de? Hvordan håndteres nye systemer og opkøb? Hvordan sikrer I, at aftaler, købsbeviser og vilkår ligger ét sted? Status på den store leverandør hører hjemme i strategiske leverandører.
Det, I gør nu
Stop uformel kontakt, og udpeg den ansvarlige. Find aftalen frem, og bed advokaten læse den sammen med brevet. Få stoppet sletninger og ændringer, og aftal med en licensspecialist, hvad der skal opgøres.
Det skal I lade være med
- At svare hurtigt for at være venlig · første svar bør have været forbi advokaten.
- At slette eller rydde op i hast · det kan se ud som noget andet.
- At lade et måleværktøj køre uden en beslutning · læs aftalen først.
- At acceptere leverandørens tal som facit · de skal kontrolleres.
Det skal I kræve af dem, der leder IT
- ☐ Én ansvarlig og én kontakt til leverandøren.
- ☐ Aftaler, vilkår og købsbeviser samlet og gemt.
- ☐ En egen opgørelse på tværs af selskaberne.
- ☐ Besked til økonomidirektør og direktion, så snart der kan blive en udgift.
- ☐ En ejer af licenserne, efter at sagen er afsluttet.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Microsoft-aftalen · Licenser og IT-kontrakter efter overtagelsen
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern CIO hos Nielco IT
