Microsoft-aftalen kan være en af de største IT-aftaler i en virksomhed med flere selskaber, og den kan let blive fornyet uden et egentligt ledelsesvalg. Forhandleren melder sig, tallene bliver opdateret, og nogen skriver under. Aftalen bærer brugernes arbejdsplads, sikkerhed, cloud og ofte nye AI-funktioner, så en fornyelse er en beslutning om retning for flere år. Artiklen handler om det, ledelsen skal afgøre, før forhandleren sætter dagsordenen: hvem ejer aftalen, hvad den skal dække, hvor tidligt I skal i gang, og hvem der kontrollerer tallene. Den indeholder ingen priser og ingen gennemgang af aftaletyper. Er spørgsmålet, hvorfor regningen stiger i en mindre virksomhed uden IT-afdeling, er Microsoft-regningen stiger det rette sted.
Aftaleformen læses ved fornyelsen
Mange kender ordet Enterprise Agreement, og Microsofts egne sider for volumenlicenser bruger det stadig om et af aftaleprogrammerne. Hvilke aftaleformer der er åbne for jer, og på hvilke vilkår, kan ændre sig. Microsoft har ændret prisniveauerne for onlinetjenester i volumenaftaler. Få bekræftet, hvad det betyder for jeres fornyelse. Læs det derfor hos Microsoft eller forhandleren ved fornyelsen, og hold det op mod jeres egen aftale. Det, I fik at vide sidst, kan ikke bruges som svar denne gang. En licensspecialist kan hjælpe med at læse vilkårene, og advokaten skal se de bestemmelser, der binder jer. Spørg også direkte, hvad der ændrer sig i forhold til jeres nuværende aftale. Lad svaret stå skriftligt.
Beslutning 1: hvem ejer aftalen?
I virksomheder med flere selskaber ligger aftalen ofte mellem IT, indkøb og økonomi, og forhandleren kan tale med dem hver for sig. Udpeg én forhandlingsleder, og aftal, hvem der kan sige ja. Økonomidirektøren ejer pengene, CIO’en ejer behovet, og indkøb ejer processen, hvis funktionen findes. Direktionen skal kende aftalens løbetid og afklare, om den skal forelægges bestyrelsen.
Beslutning 2: hvad skal aftalen dække?
Spørgsmålet er større end antal brugere. Tag stilling til følgende:
- Selskaber. Hvilke selskaber er med, og hvem er kontraktpart? Skal datterselskaber betale hver for sig? Se koncernaftaler med IT-leverandører.
- Brugere. Hvilke grupper har brug for hvad? Medarbejdere på et lager og en controller har forskellige behov, og en licens til alle er en beslutning, der skal træffes bevidst.
- Cloud. Er forbrug af Azure en del af aftalen, og ved I, hvad I forpligter jer til? Se FinOps.
- AI. Skal nye funktioner som Copilot med, til hvem, og hvad er formålet? Det hører sammen med AI-strategien.
- Sikkerhed. Hvad køber I hos Microsoft, og hvad har I allerede hos andre? En sikkerhedsspecialist bør se på overlappet.
- Fremtidige ændringer. Hvad sker der ved opkøb, udskillelse eller nedgang i antal ansatte? Hvad aftalen siger, er noget advokaten skal læse.
Bed om en opgørelse, der viser, hvad der faktisk bruges. Forskellen mellem det, der er købt, og det, der bruges, er ofte den vigtigste oplysning i hele processen. Har I flere Microsoft-miljøer, hænger aftalen sammen med valget af tenants, og det valg skal træffes med åbne øjne.
Beslutning 3: hvor afhængige vil I være?
Det kan være enkelt at samle det hele hos Microsoft, og det gør jer mere bundet. Ledelsen skal tage stilling til, hvor stor afhængighed der er acceptabel. Vil I bevare alternativer på enkelte områder? Hvad ville det kræve at forlade en del af platformen? Det behøver ikke at føre til en ændring, men det skal være et valg. Spørgsmålet hører med i sourcingstrategien, og Microsoft bør behandles som en strategisk leverandør med en fast ejer og faste møder mellem fornyelserne.
Beslutning 4: hvornår og med hvem?
Begynd tidligt. En fornyelse, der starter få uger før udløb, efterlader kun ét valg. Læg en plan, der regner baglæns fra udløbsdatoen med tid til opgørelse, intern beslutning, forhandling, juridisk læsning og godkendelse. Budgetprocessen skal kende datoerne, se IT-budget med flere selskaber. Spørg forhandleren, hvad deres rolle er, og hvad de tjener på. Få, hvis det giver mening, et andet tilbud på det, der kan købes hos flere.
Kræv, at forslag kan kontrolleres af nogen uden økonomisk interesse i svaret. Det kan være en licensspecialist eller en anden rådgiver uden forhandleraftaler. Revisor skal svare på, hvordan aftalen skal behandles i regnskabet, hvis der er tvivl, og advokaten på, hvad bestemmelserne binder jer til. I kan også komme ud for, at Microsoft vil gøre brugen op, se licensrevision.
Hvad fornyelsen skal munde ud i
Direktionen bør få en indstilling på få sider. Den skal vise, hvad der købes, til hvem, for hvilken periode og med hvilke forpligtelser, og hvad der er valgt fra. Den skal også sige, hvad der er usikkert. Den, der skriver under, må gerne kunne svare på, hvorfor aftalen ser ud, som den gør. Efter fornyelsen skal der stå en ejer, og forbruget skal følges løbende frem til næste gang. Så begynder næste fornyelse med et overblik.
Det, I gør nu
Find udløbsdatoen og den nuværende aftale frem. Udpeg forhandlingslederen, og bed CIO’en om en opgørelse over, hvad der købes, og hvad der bruges. Sæt fornyelsen på direktionens kalender, og aftal, hvem der kontrollerer forslaget uafhængigt. Læs derefter de gældende vilkår hos Microsoft eller forhandleren.
Det skal I lade være med
- At lade forhandleren sætte tidsplanen · begynd med jeres egen datoplan.
- At regne med sidste aftales vilkår · læs de gældende, når I fornyer.
- At forny på det samme antal uden at se forbruget · opgørelsen er grundlaget.
- At tage AI-funktioner med af vane · formålet skal stå klart.
Det skal I kræve af dem, der leder IT
- ☐ En opgørelse over købt og brugt pr. selskab.
- ☐ En plan regnet baglæns fra udløbsdatoen.
- ☐ Én forhandlingsleder og klar godkendelse.
- ☐ En indstilling til direktionen med fravalg og usikkerheder.
- ☐ Anbefalinger fra nogen uden økonomisk interesse i valget.
Kilder
- Microsoft Learn: Volume Licensing Central, Latest news: programnavne og løbende ændringer. Siden samler ikke aftaleformerne. Læst november 2026.
- Microsoft: Online Services Pricing Consistency Update: ændringen af prisniveauer.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Licensrevision · Én eller flere Microsoft 365-miljøer i koncernen?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern CIO hos Nielco IT
