Applikationsporteføljen er det samlede billede af de systemer, virksomheden bruger, set som en investering. Hvor mange er der, hvad koster de, hvad giver de forretningen, og hvem ejer dem? Med flere selskaber, opkøb og afdelinger, der har købt selv, vokser antallet næsten af sig selv, for det er lettere at tage et system ind end at lukke det. Application portfolio management, som det hedder på engelsk, er den faste styring af det. Den består af tre skridt. I opgør, hvad I har. I giver hvert system en ejer. Og I beslutter for hvert system, om det skal beholdes, erstattes eller lukkes. Målet er færre systemer og lavere omkostninger, frigjorte folk og færre afhængigheder i næste store program.
Listen over systemer som en del af sikkerhedsarbejdet hører til forvaltning af aktiver. Her handler det om økonomi og forretningsværdi.
Hvorfor der kommer for mange
I en koncern har hvert selskab ofte sit eget system til det samme. Opkøb bringer deres egne systemer med. Afdelinger med eget budget køber selv. Når et nyt system kommer ind, slukkes det gamle sjældent helt, fordi nogen stadig skal bruge en rapport eller nogle gamle data. Ingen beslutter at have så mange systemer. Det er resultatet af mange fornuftige enkeltbeslutninger.
Omkostningen ligger kun delvist i licenserne. Hvert system skal også driftes, opdateres, integreres, sikres og testes, hver gang noget andet ændres. Det binder IT-folk, der kunne lave noget andet, og derfor mærkes en stor portefølje også, når der ikke er kapacitet til nye projekter.
Opgørelsen
Begynd med det, I kan finde. Fakturaer og leverandørlister viser, hvad der betales for, IT-afdelingens egen liste viser, hvad der driftes, og afdelingerne ved, hvad de bruger. Spørg også selskaberne direkte. Stræb efter en brugbar liste på nogle uger. Det er bedre end en perfekt liste om et år.
Registrer det, en beslutning kræver, for hvert system.
- Hvad bruges det til, og af hvilke selskaber og afdelinger?
- Hvem er forretningsejer, og hvem er teknisk ansvarlig?
- Hvad koster det samlet i et år, med licens, drift og egne folk?
- Hvor længe løber aftalen, og hvor langt tid er opsigelsen?
- Hvilke andre systemer afhænger det af?
- Er det stadig understøttet af leverandøren?
Omkostningen bør regnes som totalomkostninger. Ellers ser et gammelt system billigt ud, fordi dets rigtige omkostning ligger i de folk, der holder det i gang.
En ejer for hvert system
Et system uden ejer er det første tegn på, at noget skal ændres. Ejeren sidder i forretningen, har budgettet for systemet eller indflydelse på det, og svarer på, om det stadig er det værd. En teknisk ansvarlig i IT står for det praktiske. Ejeren af et system er ofte procesejeren for den proces, det støtter, og det bør hænge sammen med rollerne under procesejere.
Kan ingen tage ejerskabet, er det et argument for at lukke. Når et system betales af ét selskab og bruges af tre, skal det aftales, hvem der ejer det.
Behold, erstat eller luk
Læg hvert system på to akser. Den ene viser forretningsværdi, altså hvor meget forretningen har brug for det. Den anden viser teknisk tilstand, altså hvor sundt og dyrt det er at drive. Så opstår fire grupper, som giver det første forslag til en beslutning.
Har systemet høj værdi og god tilstand, beholder I det og investerer. Har det høj værdi og dårlig tilstand, skal det erstattes eller moderniseres, og det står under legacy-systemer. Har det lav værdi og god tilstand, beholder I det billigt eller samler det med et andet. Har det lav værdi og dårlig tilstand, lukker I det.
Se dernæst efter overlap. Har tre selskaber hver sit system til samme opgave, er spørgsmålet, om de kan samles. Det svar afhænger af, hvad der skal være fælles, og det er en sag for koncernledelsen, for det er sjældent, at selskaberne selv foreslår det.
Opdelingen er et oplæg til diskussion, og afgørelsen træffes bagefter. Forretningen skal vurdere værdien, og IT skal vurdere tilstanden, så ingen bedømmer sig selv.
Lukningen er den svære del
Gevinsten kommer først, når et system er slukket, og licensen og driften er sagt op. Et system, der er erstattet, men som stadig kører med en håndfuld brugere, er dyrere end før. Hver lukning er derfor et lille projekt med plan, ejer og dato. Det skal afklares, hvad der sker med data, hvem der stadig skal bruge dem, og hvor længe der skal være adgang. Opsigelsen skal time med aftalens udløb, ellers betaler I for det, I har lukket.
Lukninger har sjældent nogen, der presser på. Læg dem derfor i porteføljen på lige fod med nye projekter, og lad porteføljerådet se dem. Sæt ejerskabet på, og følg op på den frigjorte tid og de sparede omkostninger, ligesom med andre gevinster.
Hold det i live
Opgørelsen forældes, hvis den står alene. Giv CIO’en ansvaret for at holde den opdateret, lad hver ny investering skulle svare på, hvad den erstatter, og gennemgå porteføljen årligt med forretningsejerne. Læg resultatet ind i køreplanen, og koordiner med aftalernes løbetider. Står I foran et ERP-program, er det her et godt tidspunkt at begynde, for det fortæller, hvad programmet skal erstatte, og hvad der kan lukkes før start.
Det gør I nu
Find den, der skal stå for listen, og giv vedkommende nogle uger. Tag derefter de ti dyreste systemer og de ti, ingen vil vedgå, og tag dem op med direktionen. Vælg et par systemer, der kan lukkes i år, så forretningen ser, at arbejdet giver resultat.
Det skal I lade være med
- At købe et værktøj, før I har en liste · et regneark er nok til de første beslutninger.
- At lade IT bedømme forretningsværdien · det svar skal komme fra dem, der bruger systemet.
- At regne en gevinst hjem, før systemet er slukket · et system, der kører i baggrunden, koster stadig.
Det skal I kræve af dem, der leder IT
- ☐ En opdateret liste med ejer, samlet omkostning og aftaleudløb for hvert system.
- ☐ Et forslag om at beholde, erstatte eller lukke for hvert system.
- ☐ En plan for lukninger med datoer og opfølgning på besparelsen.
- ☐ Krav om, at nye systemer svarer på, hvad de erstatter.
- ☐ En årlig status til direktionen.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Integrationsplatform · Projektporteføljestyring
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern CIO hos Nielco IT
