Et IT-benchmark er nyttigt, når det rejser et spørgsmål, I selv kan undersøge, og farligt, når det bruges som facit. Direktionen spørger, om IT koster for meget i forhold til andre, og det er et rimeligt spørgsmål. Et samlet nøgletal kan dog sjældent svare på det, fordi de virksomheder, der sammenlignes, sjældent har det samme med i tallet. Brug derfor benchmark på ensartede ydelser og på jeres egen udvikling, og spørg altid, hvem der har regnet. Artiklen er bevidst uden tal. Vi har ikke fundet en offentlig dansk benchmark for IT-bemanding, og et tal uden kilde ville være netop det, artiklen advarer imod.
Hvad et benchmark er
Et benchmark sammenligner jeres tal med en gruppe andre virksomheders. Det kan handle om IT-udgifter set i forhold til omsætning, udgift pr. bruger, antal IT-medarbejdere eller prisen på en bestemt ydelse. Tallene kommer som regel fra analysehuse, rådgivere og leverandører, der samler data fra kunder eller spørgeskemaer.
Metoden er sund nok, så længe grupperne kan sammenlignes. Her ligger problemet.
Hvorfor det samlede tal vildleder
Fem forhold gør, at to virksomheder i samme branche kan have vidt forskellige tal, uden at den ene er bedre styret:
- Hvad der tæller som IT. Står fabrikkens styringer, afdelingernes egne systemer og konsulenterne i programmet med i tallet? Hos jer og hos de andre?
- Sourcing. En virksomhed med egen afdeling og en, der har lagt driften ud, viser udgiften forskellige steder, og det samme gælder antallet af folk.
- Hvor virksomheden er i sit forløb. Midt i et ERP-program ser tallene høje ud. Efter mange år uden fornyelse ser de lave ud, og den lave regning er måske et fornyelsesefterslæb.
- Regnskab. Hvad der er aktiveret, og hvad der er ført over driften, ændrer tallene. Det samme gør cloud, der flytter udgifter fra investering til drift.
- Koncernens form. Fem selskaber på hver sit system er en anden opgave end ét selskab med samme omsætning, selv om tallet deles med det samme.
Et lavt tal kan altså betyde effektiv IT eller forsømt IT. Et højt tal kan betyde spild eller en virksomhed, hvor IT bærer mere af forretningen. Tallet alene viser ikke, hvilken af delene der er tilfældet.
Hvem der tjener på resultatet
Læs et benchmark med et enkelt spørgsmål i baghovedet: hvad tjener den, der har lavet det, på konklusionen?
En driftsleverandør, der tilbyder at sammenligne jeres udgifter, har interesse i, at I ligger højt. En rådgiver, der tilbyder et efterfølgende effektiviseringsprojekt, har samme interesse. En leverandør, der skal forsvare en aftale ved fornyelsen, har den modsatte. Tallene kan sagtens være rigtige. Interessen påvirker alligevel valget af sammenligningsgruppe, og hvilke udgifter der kommer med. Derfor bør den, der vurderer benchmarket for jer, helst stå uden økonomisk interesse i det, der følger efter.
Det kan sammenlignes
Tre former for sammenligning giver som regel mere end det samlede nøgletal.
Ensartede ydelser. Prisen på en veldefineret ydelse kan holdes op mod markedet, fx support eller drift af en bestemt type system, hvis omfang og serviceniveau er beskrevet. Det har værdi ved en fornyelse af en outsourcingkontrakt. Læs først, hvad aftalen selv siger om benchmark og prisændringer.
Jer selv over tid. Med samme regler fra år til år viser jeres egne tal, om I bevæger jer i den retning, I har besluttet. Det kræver, at tallene er opdelt ens, sådan som IT-budgettet gør det.
Jeres egne selskaber. I en koncern er det ofte den bedste sammenligning, fordi definitionerne kan styres. Når to datterselskaber med samme forretning bruger IT forskelligt, er det et konkret spørgsmål, der kan undersøges. Hold fast i, at forskellen skal forklares, før den dømmes.
Når direktionen spørger
Spørgsmålet “ligger vi højt?” dækker oftest noget andet. Måske vil direktionen spare, måske er den utryg ved en stor regning, eller måske savner den at forstå, hvad pengene går til. Tag den samtale først.
Svar derefter med tre ting:
- Hvad bruger vi pengene på, delt i drift, fornyelse og udvikling?
- Hvad får forretningen for dem, og hvor er den utilfreds?
- Hvilke konkrete ydelser ved vi ligger skævt, og hvad gør vi ved det?
Køber I alligevel et benchmark, så bed om datagrundlaget, før I bruger tallene: hvilke virksomheder der er med, hvad der er regnet med, hvordan tallene er korrigeret, og hvor gamle de er. Får I ikke svaret, er tallet kun en påstand. Lad resultatet åbne en undersøgelse, og lad undersøgelsen føre til beslutningen. Står spørgsmålet om besparelser på dagsordenen, går I videre i direktionen vil spare på IT.
Det skal I lade være med
· At sætte et budgetmål ud fra et samlet nøgletal.
· At tage et tal fra en artikel eller et salgsoplæg med i et bestyrelsespapir.
· At lade den, der skal levere besparelsen, lave sammenligningen alene.
· At sammenligne jer med en gruppe, I ikke kender.
Det skal I kræve af dem, der leder IT
- ☐ Egne tal med faste regler fra år til år.
- ☐ En redegørelse for, hvad der tæller med, og hvad der er holdt ude.
- ☐ Sammenligning af ensartede ydelser frem for samlede nøgletal.
- ☐ Oplysning om datagrundlaget ved alle eksterne tal.
- ☐ En vurdering af benchmarket fra en, der er uden andel i det, der følger efter.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Hvor mange IT-folk skal vi have? · Forretningen er utilfreds med IT
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern CIO hos Nielco IT
