En ekstern CIO efterlader mere end dokumenter og adgange, når samarbejdet slutter. Rollen har ledet fora, holdt sammen på programmer og talt med leverandører og selskaber på direktionens vegne. Før sidste dag skal hver af disse opgaver have en navngiven ejer: formandsposterne, programejerskabet, mandaterne, leverandørkontakterne og de åbne sager i porteføljerådet. Direktionen styrer overgangen, og slutdatoen skal passe med programmernes kalender. Det almindelige håndværk står på ekstern-it-ledelse.dk under overdragelse til en ny og afslutning af samarbejdet. Her står det, der er særligt, når rollen har holdt sammen på egne folk, selskaber og programmer over flere år. Sker afgangen uden varsel midt i et stort forløb, begynder I med CIO’en stopper midt i et program.
Læg slutdatoen efter kalenderen
En ophørsdato kan passe fint i aftalen og dårligt i virksomheden. Læg programmernes faseovergange, budgetprocessen og næste bestyrelsesmøde ved siden af hinanden, før datoen aftales. Stopper CIO’en lige før en go-live-beslutning, skal andre træffe den uden at have fulgt forløbet. Bedst er en dato kort efter en milepæl, hvor en sag er lukket, og den næste endnu ikke er begyndt.
Har I aftalt et slutpunkt, da samarbejdet begyndte, tager I udgangspunkt i det. Slutter samarbejdet i uenighed, bliver tiden kortere, og punkterne nedenfor skal så tages i rækkefølge efter, hvad der haster mest.
Pladserne ved bordet
Skriv alle de fora op, hvor CIO’en leder, indstiller eller blot deltager. Det kan være IT-styregruppen, porteføljerådet, programmernes styregrupper, ledergruppen i IT og møderne med datterselskaberne. For hvert forum skal tre svar ligge fast. Hvem leder det fra næste møde? Hvem forbereder sagerne? Har vedkommende mandat til at afgøre det, gruppen plejer at afgøre?
Lad skiftet ske på et ordinært møde, og skriv det i referatet og i kommissoriet. Stopper en ekstern formand, kan det også være anledningen til at flytte posten til en leder i forretningen. Vis samtidig, hvilke fora der kun lever, fordi den eksterne har holdt dem i gang. Dem skal direktionen enten give en ny ejer eller lukke med en beslutning.
Programmerne
Hvert program skal have en ejer, der bliver i virksomheden. Har den eksterne i praksis båret ejerskabet, selv om der står et andet navn på papiret, skal den person, der overtager, nå at møde styregruppen, mens CIO’en stadig er der.
Bed for hvert program om det, rapporterne sjældent viser: de udestående beslutninger med alder og ejer, ændringsanmodninger under behandling, hvad reserven er disponeret til, og hvilke løfter der er givet til afdelinger og selskaber. Bed også om grundene til de store valg, så efterfølgeren kan se, hvad der var bevidst. Status og tal bør bekræftes af en anden end den, der stopper. Programlederen eller økonomifunktionen kan gøre det. Se også programmet lukker, hvis forløbet alligevel er tæt på at slutte.
Mandater og undtagelser
En ekstern CIO har ofte haft lov at afgøre sager på direktionens vegne. Det mandat forsvinder ikke af sig selv i de andres bevidsthed. Fordel derfor beslutningsretten på navne ud fra de tre lister i stillingsbeskrivelsen: hvad den nye ejer afgør alene, hvad der afgøres i et forum, og hvad direktionen tager tilbage.
I en koncern følger et ekstra spørgsmål. Hvilke undtagelser fra de fælles standarder er givet til et selskab eller en afdeling, og hvilke aftaler er indgået mundtligt med de lokale direktører? Får en undtagelse lov at leve videre uden ejer, bliver den til en fast ordning. Bed om en liste, og tag stilling til hver linje. Hvad aftalen med den eksterne siger om ophør og videre bistand, er et spørgsmål til jeres advokat, hvis der er tvivl.
IT-chefen og afdelingen
Har IT-chefen refereret til den eksterne, skal I fastlægge en ny reference, før CIO’en er væk. Personaleledelse, prioritering af folk og uenigheder mellem drift og projekter kan ikke vente på en afløser. Lad også IT-chefen overtage nogle af fremlæggelserne for direktionen allerede i opsigelsesperioden. Så står vedkommende ikke første gang foran direktionen med en sag, en anden har skrevet. Fordelingen fra ekstern CIO ved siden af IT-chefen skal altså læses igen, når den ene side forsvinder.
Afdelingen skal høre nyheden fra den administrerende direktør eller IT-chefen og samtidig få at vide, hvem der tager over.
Leverandørerne
De strategiske leverandører har vænnet sig til én modpart. Direktionen ringer selv til de vigtigste og siger, hvem der overtager, og fra hvilken dato. Se på de forhandlinger, der er i gang. Hver af dem skal afsluttes før stoppet, sættes på pause eller overtages af en bestemt person, for en fornyelse eller et ændret omfang kan ellers glide igennem, mens ingen holder øje. Bed også CIO’en skrive ned, hvad der er sagt ja til mundtligt.
Porteføljen og bestyrelsen
Porteføljerådets sager kan let falde mellem to stole. Det gælder indstillinger under forberedelse, projekter, der er sat på pause til en bestemt dato, og beslutninger om at stoppe noget, som endnu ikke er meddelt den berørte. Giv hver sag en ny indstiller, og bring den op på rådets næste møde.
Formanden skal høre om skiftet fra direktionen og vide, hvem der fremlægger IT fremover. Lad efterfølgeren lave rapporten til direktionen én gang, mens den eksterne kan læse med. Så ser I, om rapporten kan laves uden den, der har opfundet den.
Når ingen overtager hele rollen
Tre udfald er almindelige. I ansætter en egen CIO, IT-chefen vokser ind i dele af rollen, eller opgaverne spredes på flere. Det sidste kræver mest omtanke. Skriv ned, hvad der falder bort, og hvem der fremover ser på helheden. Sæt en dato efter nogle måneder, hvor direktionen ser på, om fordelingen holder.
Det gør I nu
Lav listen over fora, programmer, mandater, leverandører og åbne sager, og sæt et navn og en dato ud for hver linje. Tag listen op på et direktionsmøde, før slutdatoen bliver endelig. Er stoppet ikke aktuelt, så lav listen alligevel. Den viser, hvor meget der hviler på én ekstern person.
Det skal I lade være med
- At lade kontrakten alene bestemme sidste dag · programmerne har deres egen kalender.
- At overlade overgangen til den eksterne · det er direktionens fora og mandater, der skal fordeles.
- At lade formandsposter stå tomme til en afløser er fundet · beslutningerne venter imens.
- At glemme de mundtlige aftaler · de gælder for dem, der har fået dem, indtil nogen siger andet.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En liste over fora, poster og mandater med forslag til ny ejer.
- ☐ En oversigt over udestående beslutninger og afgivne løfter for hvert program.
- ☐ En liste over undtagelser og mundtlige aftaler med selskaber og leverandører.
- ☐ Medvirken på et møde i hvert forum, hvor den nye ejer leder.
- ☐ Tid til, at efterfølgeren laver rapporten til direktionen én gang.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Porteføljerådet · Vælg en ekstern CIO
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern CIO hos Nielco IT
